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Wordを上手に使いこなす「コピー&ペースト」テクニック

会議資料や報告書などの書類作りは、社会人にとって大切な業務の1つですよね。そんなときに使うソフトといえば「Microsoft Word」が定番ではないでしょうか。Wordは、文章作成時にとても便利なソフトですが、使い慣れていない方にとっては少々扱いづらいと感じることもあるでしょう。今回は、Wordを使いこなすための「コピー&ペースト」のテクニックをはじめ、仕事を効率化するために知っておくと便利なポイントをご紹介します。

コピー&ペーストを上手に使いこなして

・基本は[Ctrl]+[C]でコピー/[Ctrl]+[V]で貼り付け

Wordに限らず、さまざまなソフトで使える超基本のショートカットキーといえば、「コピー&ペースト」。指定した範囲の文章や画像などをコピー([Ctrl]+[C])して、挿入したい先にカーソルを持っていって貼り付け([Ctrl]+[V])れば、簡単に文章や画像の挿入ができます。

ただし、注意しなければならないのが、「貼り付けの書式」です。コピー&ペーストを使う際には、この書式問題をしっかりと理解していないと、きちんと使いこなせているとはいえません。

・貼り付けのオプションを活用しよう!

コピーした文章を[Ctrl]+[V]で貼り付けたら、その部分だけフォントの種類やサイズ、文字色が変わってしまったり、行間が広がったりしたことはありませんか?そんな場合には、貼り付けたテキストの右下に表れる「貼り付けのオプション」ボタンをクリックして「テキストのみ保持」を選びます。これを使うことで1つ1つ色を直して、フォントを直して…… としなくても一発で貼り付け先の書式に合わせることができるので、作成のスピードも格段にアップします。

・[Ctrl]+[Shift]+[V]で書式をクリアして貼り付け

右クリックや「テキストのみ保持」を選択しなくても、書式をクリアにしてテキストを貼り付けられるショートカットキーがあります。コピーしたテキストを、貼り付け先の書式に合わせるためには、[Ctrl]+[Shift]+[V]で貼り付けを行いましょう。こうすることで、コピー元のフォントや文字色、サイズが反映されることなくキレイに貼り付けることができます。

・[Ctrl]+[A]で全てを選択して、書式をクリアする

ペーストをしたあとに、他の作業をしてから書式の不統一に気がついた場合には、「貼り付けのオプション」を選択することができません。そんな場合は、次の方法で設定された書式を一発でクリアすることができます。まず、[Ctrl]+[A]で全てを選択して、ツールバーの「ホーム」にある「すべての書式をクリア」というボタンをクリックしましょう。すると、今まで太字になっていたり色がついていた文字も全てが既定の状態に戻ります。

・Excelの表や図をキレイに貼り付ける

文章の作成はWordを使って、グラフや表はExcelを使っているという方は多いでしょう。Excelで作った表をコピーしてWordに貼り付けることも多いと思いますが、このときもコツがあります。たとえば、Excelで作った表をそのままの形で表示したい場合は、「図(U)」として貼り付ける方法が便利です。まずは、Excelで作った表を選択してコピーします。そして、Wordの貼り付けたい部分にカーソルを移動させて[右クリック]→[貼り付け]→[図(U)]を選択します。すると、Excelで選択した部分の表を図としてキレイにWordに貼り付けることができます。

また、貼り付け先の他の表と形式をそろえたい場合は[貼り付け先のスタイルを使用(S)]するのがオススメです。

・貼り付けたExcelの表を編集する

Excelで作った表を貼り付けてから、文字や数字を修正・編集したいという場合もありますね。Excelで貼り付けたい範囲を選択してコピーしたあと、Wordに戻って貼り付けたいところにカーソルを運び、ツールバーの「ホーム」にある「貼り付けボタン」をクリックして[形式を選択して貼り付け(S)]→[Microsoft Office Excelワークシートオブジェクト]→[OK]をクリックします。こうすることで、Wordで操作をしながらExcelの機能を使って貼り付けた表を編集することができるのです。

オートフォーマットで段落番号・箇条書きを一発挿入!

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・段落番号を楽に挿入する方法

文章を作成するにあたって、よく使うのが段落番号を挿入するというもの。番号をふって小見出しを作ったり、項目を書き出したりするときに使うという方も多いでしょう。しかし、段落番号を1つ1つ手作業で追加していくとなると少々面倒なときもありますよね。そんなときに活用して欲しいのが、自動的に段落番号を入れることができる機能です。

まず、半角の数字で「1」を入力します。その後に全角のスペースを入れて、テキストを書きましょう。そのまま改行をすると、次の書き出し部分に「2」が追加されて、さらに改行をしていくと3、4、5…… と数字が続いていきます。マウスを使わずにキーボードだけで段落番号を振ることができるので、スムーズに文章作成を行うことができますよ。

・箇条書きを簡単に挿入する方法

段落番号のように数字にするのではなく、「■」「○」「・」「☆」などの記号を行頭に置き、箇条書きをすることも可能です。挿入方法は段落番号と同じで、行頭に置きたい文字を打ち、そのあとに全角スペース、その次に文字を打っていきます。そのまま改行すると、一段上と同じ記号が行頭に表示されます。

・段落番号・箇条書きを一発で消す方法

勝手に段落番号や箇条書きがふられてしまったので、解除したいというときもありますよね。1個や2個の解除ならば[Back Space]キーで消してもOKですが、これが10行分ほどになると少々面倒な作業となります。そんなときは、まず消したい段落番号や箇条書きがある部分を範囲選択します。段落番号の場合にはツールバーの「段落番号」ボタンをクリックし、箇条書きの場合には「箇条書き」ボタンをクリックします。こうすることで、1発で行頭の数字や記号を削除することができます。キーボードとマウスを上手に使いこなすことが、Word全体を使いこなすことにつながるのです。

・入力オートフォーマットを自分好みにカスタマイズしよう

文章を入力する際に、段落番号や箇条書き、見出し、罫線、記号などが自動的に書式設定される機能をオートフォーマットといいます。英文や単語を入力していて、英字の頭が勝手に大文字になってしまうと、便利なはずの機能がかえって邪魔に感じてしまうこともありますよね。そんなときには、前もってこの機能を解除しておくことをオススメします。解除の仕方はとても簡単。まずはツールバーの「ファイル」をクリックして、[オプション]→[文章校正]→[オートコレクトのオプション]の順にクリックをしていきましょう。そして、[オートコレクト]のタブの中にある[文の先頭文字を大文字にする]をクリックしてチェックを外せばOK!他の入力オートフォーマットも、このページで解除できるので、自分がいらないと思うオプションからチェックを外して自分好みの使い勝手のいいWordに設定していきましょう。

書類の見た目は「余白」でスッキリとまとめる

会議資料や上司に提出する報告書などの書類は、なるべくキレイに見やすくまとめたいですよね。しかし、作成した書類に余白が多すぎたり、2枚目に少しだけ突入してしまったりすると、まとまりが悪くなります。そんなときには「余白」を調節して、見た目も美しくスッキリとした資料に仕上げましょう。数行分だけ2枚目にはみ出してしまっているときは、余白を狭くすることで1枚にまとめることができます。やり方は、「ページ レイアウト」のツールバーの「余白」ボタンで行います。「余白」ボタンをクリックすると、「狭い」「やや狭い」「広い」などの選択肢を選ぶことができるので、いろいろと押してみてスッキリと見えるものに決めましょう。キレイな文書作りには余白の調節がマストです。

Wordには実はとても便利な機能がたくさん隠されています。これをマスターして使いこなすことができれば、普段の仕事のペースがあがることも間違いなしです。Wordを使いこなして、書類作りを得意業務へと進化させちゃいましょう!


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著者情報

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小嶋 恭一
大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。