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取引先に訪問予定日のリスケをお願いする場合のマナーとメール文例

「リスケ」とは、「リスケジュール」(スケジュールの見直し)のこと。取引先への訪問予定日が決まっているにもかかわらず、自分の都合でどうしても変更しなければならない場合には、どのようにすれば心象を損ねずにリスケができるでしょうか?上手にリスケを進めるための連絡方法や、注意すべきポイントなどをご紹介します。

リスケの連絡はメールより、まずは電話を

リスケの連絡を入れる場合、まずはメールよりも電話を先にするのが基本です。電話で相手がつかまらず、まずはメールで連絡した場合も、その後つながるまで電話をして謝罪をし、相手に対するお詫びの気持ちをしっかり伝えましょう。

変更日程に間違いがないかどうかを、メールで残しておく

リスケを行う際には、変更日程に間違いがないかどうかを、メールで残しておくことが重要です。電話だけで終わらせてしまうと、万が一相手が日程を間違えても、記録として残りません。電話で日程を調整した場合も、変更日程を念のためメールで伝えるようにしましょう。

リスケを行う際に注意するポイント

こちらの都合でリスケを行うのですから、日程の変更に関しては、相手に対する最大限の配慮が大切です。

スケジュール調整はスピーディーに

リスケをした段階ですでに相手には迷惑をかけているので、相手の都合を優先し、できる限り迅速にスケジュール調整をしましょう。社内で同行するメンバーが複数いる場合、リスケ後の訪問には、全員が出席できなくても仕方がないと割り切り、主要メンバーを中心にスケジュールを組み立てましょう。

日程の候補をいくつか出し、そこから選んでもらう

リスケの日程は、こちらから3つほど候補日を挙げて、そこから選んでもらうのがベストです。電話がつながらず、メールで候補日を連絡する場合は、相手になるべく面倒をかけないよう、候補日の右側に○を付けて返信してもらうというのもひとつの方法です。

リスケをお願いする際のメール文例

では、メールでリスケを依頼する際の一般的な文例をご紹介します。メールを作成したら、受け取る側の立場になって再度見直し、失礼がないか、伝えるべきことをすべて伝えているかを確認しましょう。

電話がつながらず、メールでリスケを依頼する際の具体的な文例

件名:【日程変更のお願い】○月○日のお打ち合わせの件

○○株式会社 企画部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
株式会社◇◇の△△です。

先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

先ほどお電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、
メールにてご連絡させていただきます。

○月○日(○)○時に予定しておりましたお打ち合わせの件ですが、
急な出張が入ってしまい、日程の変更をお願いできますでしょうか。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
下記日程のいずれかにご変更いただくことは可能でしょうか?

-----------------------------------
○月●日(●)10:00~12:00 【 】
○月×日(×)9:00~18:00  【 】
○月△日(△)13:00~17:00 【 】
※ご対応可能な日程に【○】をつけて、ご返信をお願い致します。

-----------------------------------

上記時間帯の中でお時間の指定がございましたら、
お知らせいただけますでしょうか。

また、上記いずれの日程も変更が難しい場合には、
△△様のご都合のよろしい日をお教えいただければと思います。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんが、
○月○日(○)までにご返信をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

電話で日程を調整し、確認のメールを送る際の具体的な文例

件名:【日程変更のご確認】○月○日(○)10:00~お伺いいたします。

○○株式会社 企画部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
株式会社◇◇の△△です。

先ほどはお電話にて、急な日程変更のご依頼をしてしまい
誠に申し訳ございませんでした。
こちらの勝手なお願いにもかかわらず、
ご調整いただき心から感謝申し上げます。

念のため、先ほど変更させていただいた日程を
メールにてご連絡いたします。

-----------------------------------
○月○日(○)10:00~11:00
-----------------------------------

当日は、私と○○の2名でお伺いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

お詫びの気持ちと、相手への配慮が伝わる文章を

リスケはこちら側の勝手な都合で行うので、事務的に要件を伝えるのではなく、お詫びの気持ちが滲み出た文章にすることが大切です。そして、変更せざるを得ない理由を明記し、相手に対する最大限の配慮が伝わる文章を工夫しましょう。

リスケの依頼は、やり方を一歩間違うと、相手に「自分のアポの優先順位は低いのか?」と思われてしまいがちです。そのため、電話で十分に謝罪の気持ちを伝え、さらにメールでもお詫びのうえ変更日程の記録を残すという丁寧過ぎるくらいの方法が、一番相手の気持ちを損ねないのです。

まとめ

リスケは本来あってはならないことですが、体調不良や急な出張、身内の不幸など、ビジネスシーンにおいて必ず何度か起こることでもあります。その際に上手に立ち回れるスキルを持っておくと、いざというときに慌てずに済むでしょう。


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著者情報

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伊藤 樹理
「社会人」と「生活者」、両方の顔を持つライター。広告業界に5年、出版業界に3年勤め、子育て休業と海外生活を経てライター業を本格稼動。企業取材やコラム執筆を行う傍ら、食の勉強会があるといっては出かけていき、住宅関連のセミナーがあるといっては飛んでいく。20年間のライター&主婦魂を武器に、新しい知識と正しい情報を得るため、日々奔走中!2カ月に1回の築地市場通いが、いま最高の楽しみ。