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PowerPointの資料作成でやってしまいがちな失敗例3つ

社会人としてオフィス勤めをするようになると、会議やプレゼンなど人前で何かを発表することも増えるでしょう。それに伴い、口頭での説明を分かりやすくするための資料を用意することは、会議やプレゼンを円滑に進めるための大切なポイントになります。そして、その資料作成のときに大活躍してくれるのが「PowerPoint(パワーポイント)」。

しかし、このパワーポイントは、上手に使わないとかえって分かりにくく、見づらいものに仕上がってしまうこともあります。そこで今回は、パワーポイント初級者に向けて、資料作成の際にやってしまいがちな失敗例をご紹介します。上手にパワーポイントを使いこなして、社内での評価アップを狙っていきましょう。

1.伝えたいことを全て盛り込んでしまい、見にくい資料になっている

パワーポイントの初心者が、まずやってしまいがちな失敗が「資料を作り込みすぎる」というもの。一生懸命になりすぎて、アレもコレもと情報を詰め込み過ぎると、かえって見にくい資料が出来上がってしまいます。スマートな資料を作るためには「足す」ことを考えるのではなく、「引く」ことを重要視することが大切なポイント。良く見る初心者の失敗例と共に、解決策をご紹介していきます。

全体の文字数が多く、タイトルや見出しが長い

資料全体を通して、説明文などの文字数が多かったり、見出しやタイトル文が長かったりすると、聞き手側はプレゼンを聞きながら資料を読まなくてはなりません。ついついアレもコレもと情報を詰め込み過ぎて、結果的に文章で伝えようとしてしまうことが、初心者が起こしがちな失敗の1つです。

パワーポイントの資料作りの基本は、「口頭での説明を分かりやすく見せるもの」にすること。耳と目の両方を同時に使いながらプレゼンを聞くのは、とても体力を使うことです。資料の文字数を多くしてしまうと、結果的に伝わりにくいプレゼンとなってしまいます。「読む資料」ではなく「見る資料」となるように心掛けながら、本当に伝えたいことだけをピックアップするようにしましょう。結果や問題など要点を絞って、一目見ただけでも理解ができるようにまとめることが大切です。

アニメーションを使いすぎている

パワーポイントで資料作成をするにあたって、欠かすことができないのが「アニメーション」という機能。図形やテキストなどを動かすことができるアニメーション機能は、使い方によってはとても効果的なインパクトを与えることができますが、初心者が扱うと失敗のもととなってしまうことが。中でも、初心者にありがちな失敗例がアニメーションの多用です。資料中の図形や文字に動きをつけすぎてしまうと、聞き手側の集中は動作のほうへと向いてしまいます。アニメーションを使うときには、どうしても強調したいことがあるときだけというように決めて、なるべく使用を控えるのがオススメです。

2.表やグラフ、文字など色を使いすぎている

強調したい部分や、結果やまとめ文などの文字や数字は、色を変えて表記すると他の部分との差がつきやすく資料の中で目立たせることができます。キレイで見やすい資料作りには必要不可欠な色使いですが、実はここにも初心者が陥りやすい落とし穴が。パワーポイントを使う際の色選びのポイントをご紹介していきます。

基本的に説明文は「黒字」か「濃いグレー」で

初心者が起こしやすい色使いの失敗は、色の多用。本文や説明文などの広範囲にわたる文章を段落ごとで色分けしたり、ブロックごとに色付けしてしまうと、あまりにカラフル過ぎて落ち着きのない資料が出来上がってしまいます。たくさんの色を使いすぎてしまうと、まるでスーパーの安売りチラシのような資料になるのです。

基本的に、本文の文字色には「黒」か「濃いグレー」を使用するのがオススメ。もちろん、背景は「白」に設定しましょう。失敗しない資料作りの基本は「シンプル」にこだわること。「白×黒」はコントラストがハッキリとするので、長時間のプレゼンや資料数が多いときには向きませんが、内容をしっかりと聞き手にインプットさせたいときに便利です。一方で、「白×濃いグレー」は、黒文字よりも目に優しいのがポイント。文字に濃いグレーを設定することで、柔らかく優しい印象を与えることができます。長めの文章やスライドの枚数が多いときは、濃いグレーを使うとよいでしょう。

3つのカラーでまとめてスッキリと

強調したい部分に片っ端から色を多用していると、結果的に何を一番強調したかったのかが分からなくなり、聞き手に伝わりにくい資料になってしまいます。初心者でもカラーを上手に使いこなして、分かりやすい資料を作るためには、使用カラーを3色までと決めておくとスムーズ。「主体となるカラー」「タイトルカラー」「アクセントカラー」など、項目ごとのカラーを決めておくとスッキリとまとめることができます。「主体となるカラー」には濃いグレーや黒などの読みやすい色を、「タイトルカラー」には緑や紫のような目につく色を、「アクセントカラー」にはオレンジやピンクなどの明るく印象的な色を選びましょう。

カラーの使い方に工夫をして

赤や青、黄などの原色はずっと見続けていると目がチカチカしてしまうので、プレゼンには向きません。少し薄めの柔らかい色味をチョイスして、聞き手の目が疲れないように配慮しましょう。また、色の特徴を利用したカラー選びは、聞き手に訴えかける際に効果を発揮します。寒色系の色は落ち着いて何かを真っ直ぐ伝えたいときに使用し、暖色系は情熱的に訴えかけたいときに使うと効果的です。

3.起承転結の構成が曖昧で、分かりにくい

初心者が陥りやすい3つ目の失敗は、「資料の構成が曖昧で、何を伝えたいのか分からない」というケースです。資料作りをするにあたって大切になるのが、「何を伝えたいのか」「1番アピールしたいことは何か」ということを明確にして、その重要ポイントをより良いタイミングで発表できるように工夫すること。それには、作成前に「起承転結」を意識した道筋を立てることがとても重要なポイントになります。

起承転結の4つの項目に当てはめるだけで、初心者でもしっかりとした資料を作ることができるのです。また、始まりと終わりを意識して資料の道筋を立てると、口頭での説明もしやすくなるので、プレゼン全体のバランスが取りやすくなりますよ。起承転結を意識した資料作成のコツをご紹介します。

疑問点や現状を提案、報告する「起」

プレゼンの始まり、資料の1枚目となる「起」の部分は、現状の疑問点や問題点を分かりやすく説明することから始めます。キャッチーでインパクトのあるタイトルをつけて、疑問点や問題点を箇条書きのように連ねていくと分かりやすいですよ。自分から見た現状と、誰から見ても抱かれる問題点など、さまざまな視点から発掘していくことで周りと一歩差をつけたプレゼンの始まり方をすることができます。

疑問点や現状への課題、回答を明確にする「承」

「起」の部分で挙げた疑問点や問題点からつながる課題を、さらに掘り下げていくのが「承」の部分です。どうしてこのような問題点が浮上してしまったのか、疑問点はどこから来るものなのかというのを解析します。資料とともに口頭での説明で、誰もが分かりやすいようにしっかりと説きましょう。

原因をつきとめ、比較やメリットデメリットを提示する「転」

問題点や疑問点、現状などの解析が終わったら、「転」の段階がやってきます。「承」でつきとめた原因を分かりやすく図に反映して、他社や競合などとの比較を行うのが「転」です。グラフや表などを使って、他社や競合などとの比較やメリットデメリットを表していきましょう。

解決策や打開策、これからの目標を決定する「結」

これまで説明してきたものの結論を出して、締めくくるのが「結」です。「転」で比較した問題点の解決法や打開策などを書き加えます。具体的にはどうしたら解決へと導くことができるのかを説明したうえで打開策を提案し、最後はこれからの目標や、やるべきことをハッキリとさせましょう。聞き手側から「良いプレゼンだった」という声を聞くためには、締めの部分をしっかりとまとめることが大切です。

パワーポイントは慣れるまでに少し時間がかかってしまいますが、使いこなせるようになるとプレゼン力が上がったり、説明が簡単になったりとビジネスシーンには欠かせないツールとなります。はじめは誰もが初心者です。ビジネススキルをアップさせるためにも、パワーポイントの練習をして、上手な資料作りができるように頑張っていきましょう。


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著者情報

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小嶋 恭一
大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。