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【身内の不幸編】節目に「非常識」と思われないためのビジネスメールテンプレート集

身内に不幸があったときは、突然休みを取らざるを得なくなります。致し方ないこととはいえ、上司や同僚に迷惑をかけてしまうことは避けられません。今回は、そんなシチュエーションで使えるメールのテンプレートをご紹介します。困ったときにすぐ引き出せるよう、ブックマーク必須です。

身内が危篤になり、急遽休むときのメールテンプレート

親族の誰かが危篤ともなれば、すぐにかけつけたいと思うのは人情です。誰もがその心理を理解していますから、知らせ方ひとつで気持ちよく「行っておいで」と言ってもらえるはず。その伝え方のコツを解説いたします。

取引先への訪問のアポイントを延期にする場合

件名:アポイント延期のお願い


本文:株式会社○○
○○部○○課 ○○様

大変お世話になっております。
○○(社名・自分の名前)でございます。
○月○日に○○(案件名)についてのお打ち合わせのお時間を頂戴しておりましたが、
延期をお願いしたく、ご連絡いたしました。

半年前よりガンで臥せっておりました父が(状況により変更)危篤に陥った旨、実家より連絡が入りました。
本日より父の入院しております病院のある○○市へ行って参ります。
私事で大変申し訳ございません。

今後の状況によりましては、お打ち合わせに他の担当者をお伺いさせるなど、貴社にご迷惑をおかけしないよう上司とも相談中です。

念のため、私が不在の間の連絡先は、弊社○○(代わりの連絡先となってくれる人)宛にお願いします。
電話番号:XXX-XXXX-XXXX

まずは○日のお約束を果たせませんこと、お詫び申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。


ポイント:メールを受け取った取引先は、このメールの差出人の状況を致し方ないことと理解しながらも「今後の仕事の進み方が遅れたりはしないだろうか」という心配をします。この心配を払拭するために「上司と相談すること」「場合によっては他の担当者をつけること」を記し、迷惑をかけないよう最大限の努力をする旨を盛り込みます。一時的に連絡先となってくれる人を上司の指示により探し、連絡先を記載しておけばより安心してもらえます。

社内の打ち合わせを延期にする場合

件名:《打ち合わせ延期を願います》早退のご連絡


本文:○○チームの皆様

おつかれさまです。○○(自分の名前)です。

半年前よりガンで臥せっておりました父が(状況により変更)危篤に陥った旨、実家より連絡が入りました。
ただ今より父の入院しております病院のある○○市へ行って参ります。
突然のことで心苦しく思っておりますが、○○の打ち合わせを延期していただけますと幸いです。

容態を確認しましたら、○○部長へご連絡させていただきます。
帰郷中の連絡は、私の携帯電話へお願いいたします。
XXX-XXXX-XXXX

もしも万が一の場合は、○○主任(状況により変更)と相談しながら進めることとさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。


ポイント:危篤という時点で考えておかなければならないのは、万が一の事態です。まず、社内打ち合わせ関係者のトップに相談をし、長引きそうな場合も想定しておくことが大切です。いくら致し方ない事情とはいえ、仕事が止まってしまうのはチームにとっても心配なことです。逐一上司に状況を連絡し、仕事を止めないことを「○○主任と相談しながら進めることとさせていただきます」などの文章で表すようにしてください。

休んでいる間の仕事をお願いする場合

件名:《業務引き継ぎのお願い》早退のご連絡


本文:○○チームの皆様

おつかれさまです。○○(自分の名前)です。

半年前よりガンで臥せっておりました父が(状況により変更)危篤に陥った旨、実家より連絡が入りました。
ただ今より父の入院しております病院のある○○市へ行って参ります。
私事で申し訳ございません。

今私が担当しています業務について、○○課長(状況により変更)と相談の上、○○プロジェクトは○○さんに、△△プロジェクトは△△さんに一時的にお願いができればと思っております。
状況は逐一○○課長・○○さん・△△さんへご連絡いたします。

なお、帰郷中の連絡は、私の携帯電話へお願いいたします。
XXX-XXXX-XXXX

もしも万が一の場合は、○○課長と相談しながら進めることとさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。


ポイント:事前に上司と仕事をお願いしたい人に確認をし、OKをもらった上で関係者にメールをします。こうしておけば、あなたが不在の間、「この仕事の担当者は誰?」といった混乱を避けることができます。また、念のため携帯電話の番号を入れておけば、急遽不在となったあなたにしかわからないことへの問い合わせもスムーズです。必ず連絡先を入れて置くようにしましょう。

身内が亡くなったときのメールテンプレート

家族や親族の死は、誰もが経験すること。お互い様の側面はありますが、仕事に穴を開けてしまうこともまた事実です。心理的な面をカバーするためにも、事実をお知らせし、お詫びをするメールは重要です。

※忌引きの休暇は、会社の就業規則によって定められています。急なことで確認できない場合は上司に問い合わせをしてください。

危篤のため既に仕事を休んでいて、その後亡くなったなったことを報告する場合

件名:《忌引き休暇取得願い》○○(自分の名前)


本文:○○部長へ

おつかれさまです。○○です。
先日より父の(場合によって変更)容態急変に伴い休みをいただいており、申し訳ございません。

昨夜(ケースによって変更)、父が逝去いたしました。取り急ぎ、お知らせいたします。
つきましては、忌引き休暇取得のご許可をいただきたく、お願い申し上げます。

------------記------------

故人の氏名:○○○○(亡くなった方の氏名とよみがな)
続柄:父(場合によって変更)
通夜・告別式等の日時・場所:○○○○

なお、携帯電話はできる限り取れるようにいたしますので、何かございましたらご連絡ください。
XXX-XXXX-XXXX

何卒よろしくお願い申し上げます。


ポイント:家族の危篤から休暇を取得していたのであれば、まずは一報を上司に送ることが大切です。「あれからどうなったのだろう」という心配をしていますので、事態が変化するごとに知らせを入れるのが大切です。社員の家族が亡くなったとき、会社から弔電を打つことはごく一般的なことですので、通夜や告別式(葬式)の日時・場所は詳細に伝えるようにします。続柄によって忌引き休暇が認められる日数も変わりますから、記載を忘れずに。

通夜や葬儀への参列をお断りしたい場合

件名:父(場合によって変更)の通夜・告別式につきまして《○○(自分の名前)》


本文:○○部の皆様へ

おつかれさまです。○○(自分の名前)です。

以前より闘病中であった父○○(名前)でございますが、○月○日に逝去いたしました。
通夜は○日、告別式は○日でございますが、故人の希望により親族のみで執り行うことといたしました。

家族葬という形式上、甚だ勝手ながらご会葬は遠慮させていただきます。
ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。


ポイント:「内々で済ませたい」と告げても、義理堅い方は駆けつけたいと考えることがあります。「家族葬」というキーワードを盛り込むことで、親族以外は来て欲しくないというニュアンスを伝えることが必要です。それでも、社風・慣例によっては上司が香典だけを持参することもありますので、香典返しを準備しておくとよいでしょう。「故人の希望で」と記し、身内のみで見送ることをより強くアピールしましょう。

香典を辞退したい場合

件名:父(場合によって変更)の通夜・告別式につきまして《○○(自分の名前)》


本文:○○部の皆様へ

おつかれさまです。○○(自分の名前)です。

以前より闘病中であった父○○(名前)でございますが、○月○日に逝去いたしました。
通夜は○日、告別式は○日でございますが、故人の希望により親族のみで執り行うことといたしました。

家族葬という形式上、甚だ勝手ながらご会葬・およびお香典につきましては辞退させていただきます。
ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。


ポイント:これも上記の参列をお断りするケースとほぼ同様です。身内だけで行う「家族葬」というキーワードを用い、具体的に「お香典は辞退」とつづります。

葬儀の後のメールテンプレート

家族が亡くなってから葬儀を終えるまで、多忙で何から手をつけたらよいのかわからないというのが現実です。ですが、お葬式に来てくださった方、お香典をいただいた方へのお礼が最後の“お勤め”。最後の最後で失敗しないよう、何らかの心遣いをくださった方へのお礼メールのポイントを押さえておきましょう。

葬儀への参列のお礼をいう場合

件名:《ご参列のお礼》○○(自分の名前)より


本文:○○部の皆様へ(状況により変更)

先日はご多忙の中、亡父(場合により変更)の葬儀にご参列いただき、心より感謝申し上げます。
また、過分なお心遣いにも、家族一同恐縮いたしております。

本来であればお一人おひとりにお礼に伺うべきところではございますが、まずは略儀ながらメールにてお礼を申し上げます。

やっと見送りを終えはしましたが、まだ心の整理がついていないのが正直なところです。
○月○日より出社予定でございますので、改めてお礼に伺います。


ポイント:メールでのお礼はあくまでも略式です。メールという連絡手段の性質上、誰の目に触れてもよいよう淡々と事実をつづります。日ごろ顔を合わせる程度の同僚ならば別ですが、日ごろお世話になっている上司や先輩には、出社日に直接お礼の挨拶を述べることが大切です。仕事を休んでいた間に溜まってしまった仕事は気になりますが、まずは直接挨拶を。これを欠かしてしまえば“非常識”と思われてしまいます。

香典をいただいたお礼をいう場合

件名:《お香典のお礼》○○(自分の名前)より


本文:○○部の皆様へ(状況により変更)

先日は、亡父(場合により変更)の葬儀へのお香典を賜りまして、心より感謝申し上げます。
家族一同、過分なお心遣いに恐縮いたしております。

やっと見送りを終えはしましたが、まだ心の整理がついていないのが正直なところです。

○月○日より出社予定でございますので、改めてお礼に伺います。
まずは略儀ながらメールにてお礼を申し上げます。


ポイント:先の「参列をお断りしたい場合」と同じく、メールでのお礼は略式です。正式なお礼は出社日に行うことが必須です。お香典が会社からのものか、自分の属するセクションの有志からであるのかを確認のうえ送信することも肝要です。“出所”を誤認すると、メールを受け取る人によっては嫌味と理解することもなきにしもあらず。お香典袋を確認すると同時に、上司にそれとなく聞いておくと失敗がなくなります。


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著者情報

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佐々木 小夜子
大学卒業後、世の中の多くの事象に触れたいという願望から、正社員・アルバイトを問わず多くの職種を経験。その頃に得た人間観察力から、独自の“ヒト分類”を得意とする。記者5年の間にインタビュー・資料の読み解きを十八番とした。趣味は土木構造物や建築物の観察。