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社用PC・携帯電話を紛失したときにすることまとめ【始末書テンプレート付】

社用PCや携帯電話には大切な顧客情報や社内情報が大量に入っています。ですので、それを紛失してしまうということは絶対に避けたいですよね。でも「うっかり、紛失してしまった!」という場合は、どのように対処すれば良いのでしょうか?適切に対処をしないと情報漏えいに繋がって大惨事になることも……。そんな取り返しのつかない事態を避けるために、「もしも!」の時の対処法についてご紹介します。

1.紛失したらまずすべきこと

①担当部署へ連絡する

紛失に気がついたら、すぐに上司に相談して社内の担当部署に連絡しましょう。場合によっては、取引先の担当者にも緊急の情報連絡をすることになります。ご自身で探そうとして連絡が遅くなってしまう方がいますが、そうなると社内で行える対応も遅くなってしまいます。また、万一拾った方が紛失したものの中から取引先の情報を見つけ連絡した場合、「紛失したことを隠して、情報を隠蔽しようとした」と思われて、さらに立場が悪くなってしまいます。ですので、紛失したことに気づいたらすぐに担当部署に連絡することが必要になります。

②お店・駅・遺失物取扱所へ連絡する

上司や担当部署に連絡したら、一度落ち着いて紛失した可能性がある場所を割り出しましょう。「一番最後に手に取った記憶はいつか?」を思い出しましょう。そこから、今までの足取りを実際に辿ってみると良いでしょう。近辺のお店や駅、使用したタクシー会社に落し物が届いていないかを聞き、届けが無い場合でもビル・ショッピングセンター・駅などには、別に建物全体の遺失物が届く遺失物取扱所が設けられている場合があります。その場合は、そちらに直接届いている可能性も高いですので、遺失物取扱所に確認することも忘れずに行いましょう。

③警察に遺失届を出す(※担当部署へ対応を確認し、自身で警察に遺失届を出す場合)

遺失届は直接最寄りの警察署に直接足を運ぶか、インターネットでも出すことができます。また、遺失届を出しておくと、後々もし何かあった場合に対応がしやすくなります。また、携帯キャリアへ対応依頼をする際も手続きがスムーズになりますので、必ず警察に遺失物届を出しましょう。

④携帯キャリア(会社)に連絡する(※担当部署へ対応を確認し、自身で携帯キャリアに連絡する場合)

携帯を紛失したら、お使いの携帯キャリアへ連絡しましょう。携帯キャリアや契約状況によって利用できるサービスは異なりますので、一度携帯キャリアへ連絡してどのようなサービスが利用できるのか確認してみてください。携帯キャリアによって異なりますが「携帯をGPSで捜索する」「携帯をロックする」「携帯を遠隔初期化する」「利用を中断する」などの対応が受けられる会社が多いです。

2.始末書のテンプレート

社用PC(携帯)を紛失するなどの不始末を起こした場合、上司や担当部署に対して始末書(報告書)を提出しなければならないケースがあるでしょう。会社によって指定のフォーマットがある場合もありますので、まずは上司に確認を行いましょう。

ここでは、一般的な始末書のテンプレートをご紹介します。あくまでも参考例ですので、そのまま使ったりはせず、ご自身の言葉で誠意を持ってカスタマイズしてくださいね。

報告のポイントは、以下の項目を分かりやすく整理して伝えることです。
・不始末の内容
・どのような原因・理由で起きたのか?
・謝罪と反省
・同じミスを繰り返さないための決意表明
・今後行動を改めていく宣誓、寛大な処置のお願い


平成××年××月××日

△△部 △△ △△様

〇〇部 〇〇 〇〇 印

始末書

 この度は、私の不注意で社用パソコン(携帯電話)を紛失し、皆様に多大なご迷惑をお掛けいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

 平成××年××月××日に会社から帰宅する際、社用パソコン(携帯)を鞄に入れて移動している間に紛失いたしました。退社時は鞄の中に入れたのですが、00:00(時間)頃帰宅し、鞄の中を確認した際に紛失していることに気づきました。会社から自宅への道を探し、近辺の駅やお店にも紛失物が届いてないかを尋ねましたが、今のところ連絡はありません。警察にも遺失物届を提出し、携帯電話会社にも連絡を行い大切な情報が漏れないように、セキュリティーロックを掛けました。

 この度は、私の不注意でこのような事態を引き起こしてしまいましたことを深く反省しております。皆様には、多大なご迷惑をお掛けしてしまいましたことを真に申し訳なく存じております。

 以後、二度とこのようなことを引き起こさないよう、携帯品および情報管理の意識を強化し、より一層気持ちを引きしめて業務に取り組んで参ります。

以上


3.始末書の提出方法など

①始末書を書く

始末書はPCで作成しても良いという会社もありますが、基本的には手書き・縦書きで記入します。誠意が伝わるよう、文字はできるだけ丁寧に書きましょう。上司に確認して、会社指定のフォーマットがある場合は、フォーマットに従って作成した文章を記入します。会社指定のフォーマットがない場合は、罫線が入った縦書き用の便箋を用意しましょう。

②封筒に入れる

白色の無地封筒を使用しましょう。できれば二重袋になっている長形4号の封筒が良いでしょう。また封筒の表書きは中心部に「始末書」と筆ペンか万年筆で記入しましょう。封筒の裏書は自分の所属部署と氏名を左側に記入します。また始末書は綺麗に三つ折りにして、封筒に入れてくださいね。

③上司に手渡しする

誤字脱字や内容に漏れがないかしっかりと確認を行ってから、上司に手渡します。反省が感じられる丁寧な態度で「この度はご迷惑をお掛けし、申し訳ございませんでした。」などと一言告げてから渡すと良いでしょう。

4.紛失しないためにできること

社用PCや携帯の紛失は絶対にあってはならないことです。ですが、気を付けているつもりでも、ふとした瞬間に気が抜けてしまうというのは、誰でも起こりうることかと思います。ですので、自分で意識して紛失しない工夫を行うことが大切になります。

①防犯グッズを使う

・アラーム…防犯グッズの中には一定の距離離れるとアラームが鳴る商品があります。アラームを使用すれば、置き忘れや鞄から落としてしまいそうになった時に知らせしてくれますので、紛失を未然に防いでくれます。

・ストラップ…首から下げるタイプの携帯ストラップも便利です。首から下げておけば、外さない限り紛失は起こりません。

・タグ…連絡先が分かるタグをつけておくと、紛失した際に連絡が貰えやすくなります。

②自己管理

・鞄から出す場所を限定する…移動中に鞄から頻繁に出していては、紛失の可能性が高まってしまいます。できれば移動中は鞄から出さず、家や会社といった限られた場所でのみ出すことがベストです。とはいえ仕事で使用する携帯電話は、移動中も使用せざるを得ないでしょう。その場合は、鞄にしまうまで意識を集中させておくことを心がけてください。

・集中が切れることは控える…特に社用PCを鞄から出している時は、音楽を聴いたり携帯電話を触るなどの集中が切れる行為は控えましょう。その集中が切れている時に、紛失は起こってしまうものです。

社用PCや携帯には会社の機密情報が大量に入っており、紛失してしまうと信用問題や情報漏えいにまで発展する可能性もあります。万が一紛失してしまった場合は、できる限り早急に対応し、被害を広げないようにしましょう。紛失は悪気が無くても、ふとした瞬間に起こってしまうものです。ですが、心がけ次第で防げる場合もありますので、大切なものを持ち運んでいるという意識を常に忘れずに、紛失しないように取り組んでいきましょう。


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池田 朱
心を仕組みで理解して可能性を引き出す『人材育成コンサルタント』。IT関連会社で100人の従業員に指導や研修を行う管理職を行った後、一人一人の無限の可能性を引き出せる教育をしたいという思いから、現在はコンサルタントの傍ら、ライターやコラムニストとしても活動中。