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LINEやメッセンジャーを仕事で使う時のマナーと注意点8つ

皆さんは、仕事でLINEやメッセンジャーを使っていますか?

筆者の肌感覚では、仕事関連でLINEやメッセンジャーを使っている方は、ここ2~3年でぐっと増えた印象ですが、皆さんの周りではいかがでしょうか?

国内で、モバイルマーケティングを展開するMMD研究所は、この点について興味深いアンケート結果を公表しています(※)。

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スマートフォンを利用しているビジネスパーソン557名を対象に、仕事関連の人とのコミュニケーションで利用しているツールを尋ねたアンケートでは、実に43.3%の方が、LINEを「よく利用している」と回答し、「たまに利用している」とあわせると、計6割を超える方が仕事にLINEを利用していることが分かります。

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これを20代の若者に絞ってみると、実に62.6%の方が「よく利用している」と答えており、「たまに利用している」の14.0%とあわせると、約8割の方がLINEを仕事に利用していると回答しています。

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また、Facebookメッセンジャーについても、29.6%の方が仕事に「よく利用している」と回答しており、「たまに利用している」の22.3%とあわせて、計5割を超える方が利用していると回答しています。

このように、LINEを筆頭にしたメッセンジャーは、決して少なくない割合で、ビジネスシーンで使われています。

こうしたツールは、宛名や「いつもお世話になっております。」といった決まり文句の挨拶が不要で、いきなり本題に入れるなど良い点がある一方で、ビジネスシーンでの利用においては、注意すべき点が多々あります。

そこで今回は、LINEやメッセンジャーを使う時のマナーと注意点を8つまとめました。

1.二度見でも良いくらい!宛先は必ず確認を

LINEやメッセンジャーをビジネスシーンで使う場合、おそらく一番多いトラブルは、宛先の間違いではないでしょうか?

筆者も一度、彼女に送信するはずのメッセージを、上司に送ってしまったことがあります。仲の良い上司だったので笑い話で済みましたが、何はともあれ恥ずかしいことに変わりはありませんし、場合によっては失礼にあたります。

こうした失敗をしないためにも、宛先は必ず確認しましょう。過去に誤送信の経験がある人は、二度見で確認するくらいの慎重さを持っても良いでしょう。

2.既読をつけたら早めに返信

チャットワークやSlackでは既読がつきませんが、LINEやFacebookは既読がついてしまいます。

当然ですが、上司やクライアントも人間です。いわゆる“既読スルー”によって相手が抱く印象は当然良くないので、既読をつけたらなるべく早く返信することを心がけましょう。

3.返信できないなら既読はつけない

もし何らかの理由で返信できない場合は、既読はつけないに限ります。

アプリ内のタイムラインや、通知の際のポップアップで文章の一部が見えるので、返信できるタイミングまで待ってからメッセージを読むようにしましょう。

以前筆者は、大切なプレゼン直前で当分の間は動けないにも関わらず、LINEでクライアントから「急ぎで見積もりをもらえませんか?」といったメッセージをもらい、うっかり開いてしまったことがありました。

この場合、既読をつけたまま数時間お待たせすることになります。「急ぎで」というメッセージを読んでいるのに、見積書が送られれて来ないうえに返信もないと、相手は不安になりますし、場合によっては不快ですよね。

4.大事なメッセージも埋もれます

メールの良い点は、アーカイブしない限りは受信箱の中にとどまってくれるところです。

LINEやメッセンジャーのタイムラインは、基本的にはどんどん流れていくので、大事なメッセージも埋もれて見つからなくなってしまいます。特に、グループLINEの場合などは、なおさらです。

様々なユーザーが気軽に発言をし、いつしか新着メッセージの数が100を超え、面倒なあまり、重要なメッセージを読み飛ばしてしまうこともあります。

検索機能で探すこともできますが、時間がかかる可能性があるので、別の場所にメモをしたり、スクリーンショットを撮っておいたりするのが賢明でしょう。

5.安易にグループは作らないこと

LINEもその他のメッセンジャーでもグループを作る機能がありますが、ビジネスシーンでは安易にグループを作らないようにしましょう。

たとえば懇親会のあと、自社の社員に加えて、クライアントや、パートナー企業の方々など、複数の関係者でグループを作ったとします。

ゆくゆく関係性が変わった時に、間違えて誰かが気まずいメッセージを投稿してしまうなど、思いもよらぬハプニングの元になりかねません。

6.スタンプはTPOに合わせて

クライアントと飲み会で盛り上がって、その場でLINEやFacebookのアカウントを交換することって、よくありますよね?

お互いが感じている距離感は、同じとは限りません。スタンプで距離を縮めるのは良いですが、TPOに合わせて一線は越えないようにする心配りが大事です。

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出典:https://store.line.me/stickershop/product/5776/

一度、ライザップのLINEスタンプを思い切ってクライアントに送って既読スルーされた時は、半日ブルーな気分になりました(後日、返ってきました)。

7.重要データは送らない(セキュリティ面は不安が残る)

LINEからの情報流出は過去に何回か前例があり、今ではセキュリティ面の対策も講じられていますが、正直なところ、100%の安心はできません。

LINEで重要データを送ることはせず、その他のメッセンジャーで重要データを送る際はパスワードを設定するなど、セキュリティ面にはしっかりと注意しましょう。

8.クライアントからの「しつこい誘い」は断る or 上司に相談を

LINEやメッセンジャーには、メールにはない気軽さがありますが、それが裏目に出てしまうのがこのケースです。

もしクライアントから食事や飲みに行こうと、しつこく誘われたら角が立たないように断るか、上司に相談をしましょう。精神的なストレスを受けながら、一人で悩んでしまうのは危険です。

まとめ

今後もLINEやメッセンジャーは、ビジネスシーンで活用されていくことが予想されます。うまく使えば、上司や取引先との心の距離が縮まりますが、使い方を誤れば、信頼を失墜させてしまったり、不快な思いをさせてしまったり……。最悪の場合、重要情報の流出が起こる可能性もあります。

今回ご紹介したビジネスマナーや注意点を心に留め、最低限のマナーは必ず守りつつ、クライアントとより良いコミュニケーションがとれるようにしていきましょう。

約4割のビジネスパーソンが仕事でスマートフォンを利用|MMD研究所


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ジェイコブ
某大手インフラ企業で企画/営業部門に従事している。そのため、働き方や上司との付き合い方、企業人としての考え方などについて、リアルな情報を発信することが可能。現在は、会社員とライターの二足の草鞋を履いている。国内大手メディアで多数の執筆・寄稿実績を持つ。