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エンジニアがこっそり使って時短しているGoogleスプレッドシートの便利な関数7選

エンジニアではないけれど、仕事をどんどん効率化したい!という20代ビジネスパーソンへ、エンジニアが使っている便利で簡単な関数をこっそりお教えします。Googleスプレッドシートを上手に活用すると、かなりの時短になるでしょう。ぜひご活用ください。

そもそもGoogleスプレッドシートって何で便利なの?

Googleスプレッドシートを活用するメリットは下記の4つに整理されます。

・PCにソフトをインストールしなくても操作できる
・大人数でもリアルタイムに操作できる
・どのパソコンやスマートフォンからでも同じデータが見られる
・自分好みにカスタマイズできるアドオンなどの機能が豊富

いつでも、どこからでも、同じファイルにアクセスし、ファイルの確認編集ができるというのは、本当に便利な機能ですよね。

実はスプレッドシートは、今まで動作が重いという弱点がありましたが、Googleの継続的な改善により、最近では快適に使用することができます。メールで毎回ファイルを添付して、どれが最新のファイルかわからなくなるなど、オフィスで不便だった部分を解消するGoogleスプレッドシートを活用しない手はありません。

基本的な技は「マジExcel超え!Googleスプレッドシートの真の力を解放するスゴ技20選」をご覧ください。今回は、さらに上級編の関数を紹介していきます!

1.「ARRAYFORMULA」関数を使用し、アナログな手作業から解放されよう!

関数を利用する上でよく聞く悩みが、結局一つ一つ自分でセルを指定して関数を入れなければならないということ。

でも、この関数を使うことで、一つのセルに関数を入力すれば、1個の関数で100行分の値が一気に反映されてしまいます。シートの動作自体も軽くなりますので、ロード時間の短縮もでき、便利です。配列に対応するほとんどの関数に対し指定ができるのも知る人ぞ知る機能なのです。

(使い方)
例えば、B2のセルに「(=ARRAYFORMULA(VLOOKUP(A2:A,D:E,2,false))」と入力しましょう。
※この関数の「(VLOOKUP(A2:A,D:E,2,false)」はサンプルです。

通常このVLOOKUP関数をほかのセルに反映するには、関数を全てのセルにコピーしますが、ARRYAYFORMULA関数をその前に入れると、他セルにも同様の関数が一発で反映されます。

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2.「IMPORTHTML」関数を使用し、WEBサイトの内の特定の情報を一気に整理しよう!

ウェブサイトのHTMLページから、指定した表・リストのデータを一括でインポートすることができる関数です。

(使い方)
例えば、「=ImportHtml("https://ja.wikipedia.org/wiki/%E6%9D%B1%E4%BA%AC%E9%83%BD","table",3)」と入力すると、「Wikipedia」の「東京都」のページから、表の3が自動でインポートされ、表示されます。一件一件ウェブサイトと睨め合いながら、エクセルにデータをコピペしていく時間を省くことができます。

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3.「IMPORTRANGE」関数を使用して複数のスプレッドシートを読み込んで管理しよう!

Googleスプレッドシートがエクセルなどのローカルな表計算ソフトと比較して優れている点として、外しては語れない便利な機能。仕事をしていると、同じプロジェクトの中でも、複数のシートを作成し、管理をしていくこともあるはずです。そんな時、一つのデータを更新したときに、それがすべてのシートに反映されたらとても便利だと思いませんか?それを可能にするのがこの関数です。

(使い方)
例えば、以下の表を別のシートに呼び出したいとします。

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呼び出したいシートを開き、以下の構文をセル内に入れるだけで行うことができます。

=IMPORTRANGE("スプレッドシートキー","範囲指定した文字列")

例:=IMPORTRANGE("12ay8Z8i-Bx5OvOgp0xr68c13NI8zCcZRnMx1ACcv46E","A1:F31")

※スプレッドシートキーとは、スプレッドシートのURLを指した名称で、以下の例でいう「●●●●」の部分を指しています。
例:https://docs.google.com/spreadsheets/d/●●●●/edit#gid=0

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ちなみに、このシートのこのページのこの範囲などの、細かい指定もできますので、この人にはこの情報までしか見せたくない!などのニーズもこちらで解決できるはずです。使い方はもはや無限大といっても過言ではないでしょう。

4.毎日の更新は必要なし!「NOW」関数を使って日時データを自動で取得して更新しよう!

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この関数を入力すると、「07/01/2016 12:15:00」という風に「月/日/年/時間」のデータを自動で取得し、自動で更新をしてくれるという隠れ便利な関数です。

(使い方)
現在日時を表示させたいセルに「=NOW()」と入力するだけで完了です。

日付だけ表示したい(時間まではいらない)!という方は、メニューバーの表示形式で、表示する範囲を指定できますので、自分好みに表示を切り替えてください。

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5.「UNIQUE」関数を利用して、ミスの発生しそうな単純作業を自動化しよう!

自分が指定した行で、重複があるセルのリストを、別のセルに抽出してまとめてくれる、時短関数です。アナログでダブりがないかな?なんてチェックをしている方は要注意!その作業、一つの関数を書くだけですぐに終わる仕事です!これもスプレッドシートならではの関数ですので、覚えておいて、便利に活用いただければと思います。

(使い方)
リストを表示したいセルに、「=UNIQUE(重複をチェックしたい範囲)」と入力するだけ。
例:=UNIQUE(A2:A11)

入力したセルから下に重複行のないリストが作成されます。

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6.複数人で作業するときに、意外と便利な「FILTER」関数を使用してみよう!

これはお馴染み、エクセルでも使用する人が多い「フィルタ」機能と同様の作用を指定する関数です。

実はスプレッドシートは、同時に複数人が作業できるというメリットがありますが、もし自分が見たい情報だけをスプレッドシート上でフィルターをかけてしまうと、ほかの人もフィルターのかかった情報しか見れなくて作業が進まない!なんてことが起こりがちです。

こんな不便を解決してくれるのがFILTER関数。利用したいデータのみを関数で指定し、抽出すると、指定したデータだけを表示させることができます。

(使い方)
「FILTER」の関数を使用して表示させたい範囲と条件を指定しておくと、見せたい情報だけを表示できるようになります。

以下の構文を利用すると、「FILTER」の関数を利用できます。

「=FILTER(指定したい範囲,指定したい条件1,[条件2,...])」

例:=FILTER(A2:A12,B2:B12="エビNG")

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上記は、パーティなどで「エビNG者」と「アルコールNG者」だけを効率よく抽出したいときにFILTER関数を利用したイメージです。

ほかにも、テレアポで「東京都の会社だけに電話するチーム」と「神奈川県の会社だけに電話するチーム」に分けたいときなどは、この関数を使うと効率よく仕事をできるかもしれません。使い方は無数にありますので、自分の仕事だったら何を効率化できるだろうと考えてみると意外と楽しいですよ。

7.「ROW」関数を使用して、ナンバリングの手間を削減しよう!

スプレッドシートを活用し、表をつくるとき、ナンバーを活用するケースは多いですよね。この関数を使うと、そのナンバリングすら一瞬で完了してしまいます。

(使い方)
例えば、1行目を「NO.」として、2行目に「項目」を入れるとします。この場合、2列目からナンバリングをすることになりますので、「=ROW()-1」の関数を入れてみましょう。これを下にスライドすると以下のようなナンバリングが完成します。上手に活用して時短をしましょう。

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最後に

いかがでしたか?Googleスプレッドシートの特性を知り、上手に活用していくことで、自分の関わるプロジェクトやタスク、スケジュールなどを、コストを抑えて、ミスやモレがなく、スピーディーに進めていくことができるようになるはずです。本日は紹介できませんでしたが、スプレッドシートには便利なアドオンがあり、自分好みの使用の仕方をさらに追及することができ、実はこれがものすごく便利だったりしますので、次回以降でご紹介していくつもりです。


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tomo
ライター。自身で複数のウェブメディアを運営し、Fashion / Design / Music / Movie /NewYork / photographer / Techの情報発信、オピニオンの発信を積極的に行う。