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マジExcel超え!Googleスプレッドシートの真の力を解放するスゴ技20選

Googleスプレッドシートは複数のメンバーによるデータ共有ができ、それをお互いに編集できるなどの利便性があることから、業務で使うケースが増えてきました。しかし、どのように使いこなせばいいのかわからない……と手を焼いている方も多いのではないでしょうか?安心してください!Googleスプレッドシートに隠された機能を活用すると、Excelを超えるような生産性を発揮できるのです。

そこで、真の力を解放するスゴ技を20個ご紹介します。ぜひ使いこなして、仕事の効率化を目指してください!

Excelとどう違う?スプレッドシートの基礎知識

GoogleスプレッドシートはGoogleが提供している無料のWebアプリの一つです。

Excelと同じような表計算を行ったり、リストを作成したりといったことが可能で、主な関数はExcelと同じものが使えます。作成したデータはすべてクラウド上のGoogleドライブに保存されるため、オフィスでも自宅でも、作業する場所を選びません。また、Microsoft Office を持っていなくても問題ありませんし、スマートフォンのアプリからも操作可能です。

そしてGoogleスプレッドシートの最大の特徴として、複数人で同時作業や編集が可能という点があります。データの更新をメンバー全員が共有できるため、Excelをメールに添付して送ったはいいものの、やり取りを繰り返すうちに「最新版はどれ?」と混乱する事態はなくなります。

使いこなせれば、必ず仕事の効率がアップしますよ。では、便利な機能の数々をご紹介しましょう。

Excelと同じように使える基本の操作

■Excelで作成したシートをスプレッドシートに移行できる

わざわざExcelで作成した資料を、一からスプレッドシートに入力する必要はありません。そのままスプレッドシートに移行できます。

(使い方)

スプレッドシートの「ファイル」から「インポート」→「アップロード」と選択し、該当するExcelファイルをドラッグ&ドロップし、インポート操作(新しいスプレッドシートを作成するなど)を選択すれば完了です。

■グラフが作れる

Excelと同様にスプレッドシートのデータからグラフ作成が可能です。

(使い方)

グラフ化したいデータの範囲を指定し、スプレッドシートの「グラフを挿入」を選択すればグラフが作成できます。さまざまなグラフから選べます。

使ってビックリ!覚えておきたい超便利なスゴ技20選

1.地図とデータを組み合わせた資料が簡単に作れる

google-spreadsheet-20technique_01.png

世界各地の人口や生産高など各地のデータを地図で表すことができます。

(使い方)

スプレッドシートに国名と数値などのデータを入力し、その範囲を選択。「グラフを挿入」から「グラフの種類」→「地図」を選択、「挿入」を押せば地図が作成できます(2016年4月現在では世界地図だけの対応で、日本地図は作成不可です)。

2.セルにコメントを書き込める

スプレッドシートにある「コメント」ボタンを押してコメントを書き込むと、共有しているすべてのメンバーがコメントを見て、返信できます。

(使い方)

コメントを書き込む方法は4通りあります。

(1) コメントを挿入したいセルにカーソルを置き、メニューの「挿入」をクリック→コメントを選択する

(2) コメントを挿入したいセルにカーソルを置き、右クリックして「コメントを挿入」を選択する

(3) 画面右上にある「コメント」ボタンをクリックする

(4) ツールバーにあるコメントマーク(その他の中に隠れている場合もあります)にカーソルを当てると「コメントを挿入」と出るので、そこをクリックする

いずれの方法でも同じようにコメントが書き込めます。

3.共同作業者とシート上でチャットができる

離れた場所にいる複数のメンバーが、共有するスプレッドシートの画面を見ながらチャットができます。議論しながらシートの編集ができるので、便利です。

(使い方)

画面右上にある四角いチャットマークをクリックすれば開始できます。その場合、チャットをする相手もログインしている必要があります。

4.別のスプレッドシートからデータをインポートできる

「IMPORTRANGE」という関数を利用することで、スプレッドシートをまたいでのインポートが可能です。

(使い方)

インポートしたい箇所に=IMPORTRANGE("スプレッドシートキー"," 範囲の文字列")を入力します。スプレッドシートキーとは、スプレッドシートのURLの末尾の数字のことです。メンバーが個々に作成したシートをリーダーが集めたり、取引先のシートを受け取ったりする際に便利です。

5.データの一部だけをメールで送信できる

Excelの資料をメールで送ろうとすると、添付しなければなりません。しかし、「Email Range」というアドオンを使えば、スプレッドシート内の選択した範囲だけをメールの本文に入れることができます。

(使い方)

スプレッドシートのツールバーにある「アドオン」から「アドオンを取得」、多くのアドオンの中から「Email Range」を選択しインストールします(アドオンのインストール方法は他も同じですので覚えておいてください)。

スプレッドシート内のメールに挿入したい範囲を選択し、「アドオン」から「Email Range」を選択すると、メールアドレスや送る相手のメールアドレス、本文などを入力する画面が出ます。そこに必要な内容を入力して送信すればOKです。

6.外国語の翻訳が簡単にできる

「GOOGLE TRANSLATE」という関数を使って、他言語に翻訳できます。

(使い方)

=GOOGLETRANSLATE("変換するテキスト", "翻訳前の言語コード","翻訳後の言語コード")と入力することで、希望する言語に変換できます。

(例)「Hello World」を英語から日本語に翻訳する場合

=GOOGLETRANSLATE("Hello World","en","ja")と入力すると、「こんにちは世界」と訳した言葉に変換されます。さまざまな言語に翻訳できますが、日本語:ja、英語:en、  フランス語:frといった言語コードが必要です。

そのほかの言語コード一覧はこちらを参照ください。

7.どこの国の言葉なのか教えてくれる

「DETECTLANGUAGE」という関数を使うことで、言語が識別できます。

(使い方)

「apfel」が何語かわからない場合「=DETECTLANGUAGE(“apfel”)」と入力すると、deと出てきます。

言語コードで見ると、deはドイツ語だということがわかります。さらに翻訳するには、上記の「GOOGLE TRANSLATE」 を使ってみましょう。

8.最新の株価や為替相場がわかる

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Yahoo!ファイナンスが提供している「ImportXML」関数を利用することで、株価や円とドルの価格がリアルタイムで取得できます。

(使い方)

株価:

=ImportXML("http://stocks.finance.yahoo.co.jp/stocks/history/?code=証券コード","//td[@class='stoksPrice']")

ドル円 為替相場:

=ImportXML("http://stocks.finance.yahoo.co.jp/stocks/history/?code=USDJPY=X","//td[@class='stoksPrice']")

9.ほしい場所の地図が簡単に作れる その1

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「Google Maps Engine」を使うことで、自分で選択した地点をマッピングしたGoogleマップが作れます。

(使い方)

まず、住所や地名の入ったスプレッドシートを用意します。

ブラウザで「Google マイマップ」にアクセスして、「新しい地図を作成」をクリック。

(例)京都市 神社 と入力。「レイヤを追加」し、インポートをクリック。挿入したいスプレッドシートを選択すればOKです。

10.ほしい場所の地図が簡単に作れる その2

「Mapping Sheets」というアドオンを使っても、スプレッドシートの住所からGoogleマップを作ることが可能です。

(使い方)

事前にツールバーのアドオンから「Mapping Sheets」をインストールしておきます。

スプレッドシートに、地図に入れたい箇所の名称、住所、カテゴリーを記入します。

(例)

タイトル「関東地方支店一覧」

(Name)各支店名

(Category)支店

(Address)住所

の欄を設けてそれぞれに記入し、アドオンから「Mapping Sheets」を選択→「Start」をクリック。

シートの右側にMapping Sheetsの確認画面が出るので、下の「View」をクリックすると地図上に入力した支店がマッピングされて表示されます。

11.スプレッドシートを誰かが編集したら自動でメールで通知できる

報告や連絡をいちいちメールや電話をしなくても、スプレッドシートに報告事項などを記入したら、メールでメンバー(または代表者)に通知する機能があります。

(使い方)

ツールバーの「ツール」から「通知ルール」を選択し、ルールを設定すればOKです。スマートフォンでも操作が可能なので、出先からでも連絡や報告が可能です。

12.WEB上のアンケートフォームを作成できる

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Google フォームを使うことでアンケートの作成と集計ができます。

(使い方)

ツールバーの「フォーム」から「フォームを編集」をクリックすると、簡単にアンケートが作成できます。

例えば(質問)「新入社員歓迎会は何が食べたいですか」→(回答)「すき焼き」「焼肉」「中華」「お刺身」などの選択肢を設けて、メンバーの回答を集めます。

報告書などとしても活用できます。

13.Web印鑑を押すことができる

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スプレッドシートであってもどうしても印鑑が必要というとき、「DigitalStamp4Sheet」というアドオンを使うことで印鑑を作成して押印できます。

(使い方)

事前にアドオンから「DigitalStamp4Sheet」をインストール。無料のWeb印鑑などをダウンロードするか、印影をスキャンするなど画像化しておきます。その後、スプレッドシートの「アドオン」から「DigitalStamp4Sheet」を選択。Web印鑑などの印鑑データを取り出し(アップロードし)、Stampをクリックすると印鑑が押せます。

14.ガントチャートをチームで共有できる

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「Project Sheet project planning」は、進捗状況が全員で把握できるアドオンです。いくつものタスクがある場合や、複数のメンバーで作業を進める場合などに進捗状況がひと目でわかります。

(使い方)

事前にアドオンから「Project Sheet project planning」をインストールしておきます。アドオン一覧から「Project Sheet project planning」を選択するとガントチャートが出てくるので、タスクなど必要な項目を入力して使います。

すでに使用しているスプレッドシートにガントチャートをプラスする場合は、アドオンから「Project Sheet project planning」を選択→「Open New Project」の画面が出るので、その中の「Create new spreadsheet」をクリックすると、新しいシートにガントチャートが作成されます。

15.Google Analyticsのデータをスプレッドシートで管理できる

少し上級者向けですが、便利なアドオンに「Google Analytics」公式アドオンがあります。「Google Analytics」とはサイトを運営する際にアクセス数などを調べるツールです。それをスプレッドシートに生成して管理もできるという優れものが無料で使えます。

(使い方)

アドオンから「Google Analytics」を選択し、「Create New Report」でシートを作成します。

16.Google Analyticsのデータを定期的に出力できる

「Schedule Reports」というアドオンを使うことで、Google Analyticsの「過去1週間のデータを日曜日の夜12時に作成」といったスケジュール管理が可能。週明けの朝1番の会議に使うことができます。

(使い方)

「Google Analytics」のアドオンから「Schedule Reports」を選択します。

・毎日(every day)→時間

・毎週(every week)→曜日→時間

・毎月(every month)→日→時間

などを選択し必要事項を入力しておくと、自動的に集計されます。

17.Google Analyticsのデータをグラフ化できる

「Analytics Canvas」というアドオンを使えば「Google Analytics」のデータの各項目をグラフ化してくれます。これで会議資料が簡単に作成できます。

(使い方)

事前にアドオンから「Analytics Canvas」をインストールしておきます。

アドオンから「Analytics Canvas」を選択→「show sidebar」→調べたいWebサイトとグラフ化したい項目をチェックすると、グラフ化されます。

18.データを使ってメールの一斉送信ができる

「Yet Another Mail Merge」のアドオンをインストールすれば、メールの一斉配信が可能です。

(使い方)

Gメールにあらかじめメール本文を下書きしておきます。

スプレッドシートに、送り先のFirst Name、Last Name、Emailアドレスを入力しておきます。

アドオンから「Yet Another Mail Merge」を選択し、「メールマージを開始」を選択。有料のプランを勧められますが、無視して「Continue」を選択すると下書きしたメールタイトルなどが出てくるので、チェックして「メール送信」をクリックすればOKです

19.データをWebサイトとして公開できる

Googleサイトと連動して、HTMLがわからなくても簡単にWebサイトが作れます。テンプレートに従って文字やデータを入力するだけ。画像やスプレッドシートのグラフをアップできるので、社内報に使うことも可能です。

(使い方)

Google サイト」を開きます。

(1) 使用するテンプレートを選択します。「ギャラリーでさらに検索」をクリックすると、多くのテンプレートの中から選べます

(2) サイトの名前を半角英数で入力します。これはURLの末尾部分に該当します

(3) テーマの中から選択します

(4) 「私はロボットではありません」をクリックして認証→上部の「作成」ボタンをクリックすると、サイトができ上がります

(5) サイトの画面を開くと右上に鉛筆マークの編集ボタンがあります。そこをクリックして編集していきます

(6) 上部のツールバーから「挿入」をクリック→ドライブ→スプレッドシートを選択すると、スプレッドシートで作成した図表などが挿入できます。グーグルカレンダーや地図なども入れられるので便利です

20.作成したデータにパスワードを設定できる

スプレッドシートは便利ですが、セキュリティが心配ということがあります。その場合はパスワードを設定できます。

(使い方)

下記のURLからパスワードを設定したいデータを選択。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SMtKgPquJQ6E0zwzB-7yi3uiATgW1dyh5CaKwHwoRQc/copy

URL to Encrypt/Decrypt のセル に暗号化したいスプレッドシートのURLを記入します。

「Protect File」→「initialize」で暗号化スクリプトを実行します。これでデータが複製されます。さらにメニューから「Protect File」→「Encrypt File」を実行し、ファイルにパスワードを設定します。

※暗号化を解除する際には「Protect File」→「Decrypt File」を実行すればOKです。

関数は随時チェックしておこう!

関数は計算機能以外にも多くの機能があります。今後も増えていく可能性があるので、こちらで随時チェックしましょう。

作業効率が大幅にアップするショートカットキー

CtrlキーやShiftキーと○○を一緒に押すことで、文字入力やキーワード操作が簡素化されます。そのいくつかをご紹介します。

 [Windows]
検索 :Ctrl+F
検索と置換 :Ctrl+H
コピー :Ctrl+C
切り取り: Ctrl+X
貼り付け :Ctrl+V
リンクを挿入 :Ctrl+K
時間を挿入 :Ctrl+Shift+;
日付を挿入 :Ctrl+;
セル内改行:Ctrl+Enter
メモを挿入、編集: Shift+F2

[Mac]
検索 :⌘+F
検索と置換:⌘+ shift+H
コピー :⌘+C
切り取り: ⌘+X
貼り付け :⌘+V
リンクを挿入:⌘+K
時間を挿入 :⌘+shift+;
日付を挿入 :⌘+;

[Chrome OS]
検索: Ctrl+F
検索と置換 :Ctrl+H
コピー :Ctrl+C
切り取り :Ctrl+X
貼り付け :Ctrl+V
リンクを挿入 :Ctrl+K
時間を挿入 :Ctrl+Shift+;
日付を挿入 :Ctrl+;

パソコンによって使い方が違うので、詳しくはこちらをご参照ください。


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著者情報

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金城 恵美
生命保険会社で6年間働いた経歴を持つ。その経験から、「お金」「健康」の両方のテーマにおいて幅広い知識を身に付けた。今はそれらの知識を活かし、フリーライターとして10年間、多くの「お金」に関する本を執筆し続けている。