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ビジネスパーソン必見!Googleカレンダーを最大限活用する7つのTIPS

数あるスケジューラーの中でも、Googleカレンダーを採用しているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか?

「いやいや紙のスケジュール帳が最強ですよ!」と、手帳を欠かさずに持ち歩く方もいらっしゃるとは思いますが、スマートフォンでもPCでも、インターネットに繋がっていれば即時同期ができる点は、WEBツールの強みです。

中でもGoogleカレンダーが優れている点は、ユーザビリティが高く、使い手のニーズに合わせて様々なカスタマイズができることです。今回はそんなGoogleカレンダーを最大限活用するための知恵を、7つのTIPとしてお伝えます。

TIPS1:チーム内でアポイント取得日時を共有する

まず1つ目は、チーム内の連携に役立つTIPSです。プロジェクトや営業活動など、チームで業務を行う場合、各自のスケジュールを可視化することは、非常に重要です。

世には様々なツールが出ていますが、Googleカレンダーなら無料で使えますし、色付きで視認性が高いので、パッと見た時に誰がいつの何時にアポイントが入っているかがわかります。

チーム内でアポイント取得日時を共有すると、外出中の同僚に電話がかかってきた際も、戻りの予定をすぐに確認できてスムーズに対応できたり、会議を開く際にどの時間帯であれば人が集まるかがすぐにわかるといったメリットもありますね!

TIPS2:会議の予定にファイルを添付

続いてのTIPSは、会議の前に役立ちます。

会議を行う場合、各自が事前に資料に目を通しておくと、無駄な時間を省いてスムーズな進行ができますよね。Googleカレンダーを使うと、予定にファイルを添付することができます。

google-calendar_01.png

Googleカレンダーなら当日も資料をカレンダー上で確認できるので、探す手間が省けます。メールだと埋もれてしまう可能性があるので、この機能は便利で嬉しいですね。

TIPS3:メールに絶対外せない予定を送信して、リマインド

3つ目のTIPSは、予定の通知に関するものです。

カレンダーアプリを使う際に、通知が来るように設定しておいても、ついつい見るのを疎かにしてしまうことがありますよね?

それではリマインドの意味がないので、より確実に目に留まる方法として、Googleカレンダーでは自分宛に予定をメール送信することができます。例えば、重要な会議のプレゼン前、準備が必要な場合、これで目に留まる回数が増え、忘れることが少なくなるといったことが可能です。

外出が多い方は、携帯電話で通知を受け取ることも可能です。SMS通知の設定方法は、以下の通りです。

1.Google カレンダーを開きます。
2.右上の設定アイコン 設定 > [設定] > [モバイルの設定] をクリックします。
3.国名と電話番号を入力します。
4.[確認コードを送信] をクリックします。
5.テキスト メッセージが届いたら、受信したコードを [確認コード] ボックスに入力します。
6.[設定を終了] をクリックします。
7.受け取る通知の内容とタイミングを選択します。
8.ページの一番下にある [保存] をクリックします。

出典:「Google カレンダーの SMS 通知」

TIPS4:慣れてきたらショートカットキーで高速化!

4つ目のTIPSは、ショートカットキーです。

Googleカレンダーにも、便利なショートカットキーが存在するのですが、ここではその中から一番使うであろう5つをご紹介します。

1.今日の予定を表示:「t」(Today)

2.週表示にする:「w」(Week)

3.一つ戻す:「Control+z」 ※Macは「Command+Z」

4.前の期間を表示(KかP)

5.次の期間を表示(JかN)

ずばり、これらのショートカットキーは良く使います。

先の予定を見ていても、戻るのは今日の予定なので「t」は重宝しますし、個人的には月表示や一日の表示を見ていても、一番見やすい週表示に戻りたい場合が多いです。
また、誤って予定を作成した場合も「Control+Z」で戻ることができるので、良く使うショートカットキーです。

ちなみに、ショートカットキーがわからなくなった時は、「?かCtrl+?」でショートカットキーの一覧を表示させることができます。

TIPS5:カレンダーを複数作って、ビジネスとプライベートを使い分けよう

5つ目のTIPSは、複数カレンダーの使い分けについてです。ビジネスでGoogleカレンダーを使っていても、やはり他人に見せたくない予定はありますよね?

その点、Googleカレンダーなら問題ありません。ビジネス用とプライベート用のカレンダーを使い分けることができます。

方法は簡単、一つのGoogleアカウントでプライベートのカレンダーを作れば良いのです。「マイカレンダー」→「新しいカレンダーの作成」をクリックします。

google-calendar_02.png

カレンダーを作成する際に、「このカレンダーをほかのユーザーと共有する」にチェックを入れなければ、他の人から予定を見られることはありません。ビジネス用のカレンダーはチーム内で共有する設定にして、プライベートのと使い分けましょう。

マイカレンダーには3つ以上のカレンダーを登録することも可能なので、ビジネス用、恋人向け、家族向けといったように使い分け、恋人向けは恋人と共有、家族向けは家族と共有することもできますよ!

TIPS6:過去の日付に瞬間移動!

6つ目のTIPSは、使う機会は少ないものの、あると便利なTIPSです。なんと、GoogleカレンダーのLabs機能を使えば、指定した日付にワンクリックで戻ることができますよ。

google-calendar_03.png

この機能があると、例えば昨年の同日同時刻に何をやっていたのかを振り返ったり、年間スケジュールを一覧で見たい時などに活躍します。

TIPS7:世界時計で海外とのやりとりをスムーズに

最後のTIPSは、海外に関するビジネスをしていると耳寄りなものです。

たとえば海外出張が多い場合、常に気になるのが現地時間ですよね?自分が出張に出る時も、上司や同僚が出張に出る時も、お互いの現地時間を把握しておく必要があります。

その点、GoogleカレンダーのLabs機能を使えば、画面右側に選択したタイムゾーンの時刻を表示することができます。

google-calendar_04.png

夜間は背景がグレーに、日中は背景が白になっているので、現在連絡をしていい時間かどうかが一目でわかります。

海外の支店や取引先とskypeなどで打ち合わせを行う際も、Googleカレンダーで予定を入れれば複数地点の現地時間が同時に表示されるので、スムーズに調整ができます。

グローバル化は今後ますます進んでいきます。Googleカレンダーに世界時計を表示して、海外とのやりとりをスムーズにしておきましょう!

まとめ

「紙のスケジュール帳が最強!」と思っていた方も、Googleカレンダーでできることを知ったら、少しは気持ちが揺らいだのではないでしょうか?

ぜひ今回の7つのTIPSを参考に、Googleカレンダーを最大限に活用してみてくださいね!


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ジャレット
学生時代は作家志望。過去にはデジタルマーケティングのマーケターと、バーテンダーを経験する異色の経歴。そのためIT・Webマーケティングの知見をベースに、インタビューや取材から質の高いコンテンツ制作が可能。国内大手のオウンドメディアで多数の執筆・寄稿実績を持つ。