ホーム > ブログ > レポート > 採用試験問題が流出?!コレが実際に使われている「Excelスキルのテスト」だ

採用試験問題が流出?!コレが実際に使われている「Excelスキルのテスト」だ

「Excelスキル」は事務職の求人で求められることが多い条件です。でも具体的にどの程度のスキルが必要なのか、自分はスキルがあると言えるのか、疑問に思うことはありませんか?今回は特別に、実際に企業が採用試験で使っているテストを大公開!ここさえ押さえておけば、あなたも堂々と「Excel使えます」と言えますよ!

(1)基本の関数で「合計」「構成比」「最大値」「最小値」を求める

【問題】
以下の合計・構成比(全体の何%か)・最大値・最小値をもっとも効率よく回答してください。※黄色の枠内のみを変更してください。枠を追加するのはNGです。

knowhow-excel-test_q1.jpg

【回答】
AとBの合計や構成比を求めます。その後、それぞれの最大値・最小値を関数を使って求めます。

knowhow-excel-test_q1_a.jpg

【解説】
合計を求める関数は「SUM」。構成比は、その結果を全体の値で割れば求められます。最大値、最小値を求めるには「MAX」「MIN」関数を使います。

knowhow-excel-test_q1_b.jpg

(2)条件に合うデータの個数や合計値を求める。使い分けに注意!

【問題】
以下の名称別件数・全体件数・A合計・A件数・B合計・B件数をもっとも効率よく回答してください。※黄色の枠内のみを変更してください。枠を追加するのはNGです。

knowhow-excel-test_q2.jpg

【回答】
件数(データの個数)を求める問題です。最初に名称別の件数とそれぞれの合計値を求め、次に全体、A、Bの件数を求めます。

knowhow-excel-test_q2_a.jpg

【解説】
特定の条件に合うデータの個数を求める関数は「COUNTIF」、条件に合うデータの合計を求める関数は「SUMIF」です。条件を指定せず、セル範囲のデータの個数を求めるには「COUNTA」を使います。なお式をコピーして使い回すときは、参照範囲を絶対参照にすることもポイントです。

knowhow-excel-test_q2_b.jpg

(3)リストから重複データを探すときも「COUNTIF」が使える

【問題】
以下のリストから重複しているデータ・件数を見つけてください。

knowhow-excel-test_q3.jpg

【回答】
件数(データの個数)を求める問題の応用です。リストでデータの個数を数えると通常は「1」件となるはずですが、重複しているデータでは1以上の数値が表示されるので、重複データを見つけることができます。

knowhow-excel-test_q3_a.jpg

【解説】
特定の条件に合うデータの個数を求める関数は「COUNTIF」を使います。

knowhow-excel-test_q3_b.jpg

(4)表示形式も関数を使って自由自在に変更できる

【問題】
以下の左の基データを右の指定した形式に関数を使って変更してください。※セルの形式を変更しないで、ご回答ください。

knowhow-excel-test_q4_1.jpg

【回答】
基データを、特定の書式にして文字列に変更する問題です。セルの書式設定を使わずに関数で実行します。

knowhow-excel-test_q4_a_1.jpg

【解説】
書式を指定して文字列に変換する関数は「TEXT」です。書式記号はダブルクォーテーションで指定します。

knowhow-excel-test_q4_b_1.jpg

(5)小数点や日付の表示を扱う関数は沢山用意されている

【問題】
以下の左の基データを右の指定した形式に関数を使って変更してください。※セルの形式を変更しないで、ご回答ください。

knowhow-excel-test_q5_1.jpg

【回答】
数字の表示形式を変更する問題です。左側は小数点の処理、右側は日付に関する処理を行います。

knowhow-excel-test_q5_a_1.jpg

【解説】
まずは小数点の処理から見ていきます。数値を四捨五入して指定された桁数で表示するには「ROUND」関数、切り上げるには「ROUNDUP」関数、切り下げるには「ROUNDDOWN」関数を使用します。

knowhow-excel-test_q5_b1_1.JPG

次に日付の処理です。数字を日付に変更するには「DATE」関数を使います。西暦の表記が混在している場合は、「IF」関数を使って桁数で条件分けした後、「LEFT」「MID」「RIGHT」関数で値を取り出し「CONCATENATE」関数でつなげます。

月末の日付を求めるには「EOMONTH」関数、曜日を求めるには「WEEKDAY」関数を使います。

knowhow-excel-test_q5_b2_1.jpg

(6)面倒な半角/全角処理や置換も関数なら一度の操作でOK

【問題】
以下の左の基データを右の指定した形式に関数を使って変更してください。※セルの形式を変更しないで、ご回答ください。

knowhow-excel-test_q6.jpg

【回答】
文字列の全角/半角の処理や空白の削除、表記の置換などを、関数を使って行います。

knowhow-excel-test_q6_a.jpg

【解説】
文字列を小文字にするには「LOWER」関数、大文字にするには「UPPER」関数、また全角を半角にするには「ASC」関数を使います。文字列を置換するには「SUBSTITUTE」関数を使いますが、これを応用すれば空白を削除することができます。

knowhow-excel-test_q6_b.jpg

(7)データの抜き出しは「VLOOKUP」関数で自動化できる

【問題】
右の表のTOP20を左の表に関数だけを使用して抜き出してください。

knowhow-excel-test_q7.jpg

【回答】
まず右の表でデータの順位を求めてから、各順位に該当する名称と値を、左の表に抜き出します。

knowhow-excel-test_q7_a.jpg

【解説】
順位を求めるには「RANK」関数を使います。次に「VLOOKUP」関数を使って、左表の「ランキング」の値を右表の「ランク」から探し、その名前と値をそれぞれ抜き出します。

knowhow-excel-test_q7_b.jpg

(8)エラーの処理にも気を配ると高評価

【問題】
以下の表にエラーが表示されないように関数を使って埋めてください。

knowhow-excel-test_q8.jpg

【回答】
左表「名称」に該当する値1・値2を右の2つの表から抜き出します。ただし該当がないものもあるので、その場合は「0」を表示するようにします。

knowhow-excel-test_q8_a.jpg

【解説】
値がエラーかどうかを判定するには「ISERROR」関数を使います。「VLOOKUP」関数で表から名称とその値を探し、「IF」関数を使って、値がエラーの場合は「0」を表示するように指定します。

knowhow-excel-test_q8_b.jpg

(9)「SUBTOTAL」関数はフィルター機能と好相性

【問題】
以下の表において、上場区分「国内上場」、業種大名称「メーカー」にフィルターをかけたときの「上場区分件数」と「従業員数合計」を出してください。

knowhow-excel-test_q9.jpg

【回答】
フィルターをかけたときのデータの個数と、その合計を求めます。

knowhow-excel-test_q9_a.jpg

【解説】
「SUBTOTAL」関数を使うと、フィルターをかけて抽出された値だけを集計できます。

knowhow-excel-test_q9_b.jpg

(10)「OFFSET」関数が使えればエクセル上級者

【問題】
毎日更新するデータ一覧から毎日前日のデータを表示させてください。※テスト用に今日の日付をD4セルに入力する

knowhow-excel-test_q10.jpg

【回答】
「当日日付」から“前日”を割り出し、右表から該当する値を求めます。さらに“前日”までを対象範囲とし、合計と最大値を求めます。

knowhow-excel-test_q10_a.jpg

【解説】
「当日日付」から1を引けば“前日”が分かります。それを右表から「VLOOKUP」関数で探します。「OFFSET」は範囲を指定する関数です。表の先頭から“前日”までを範囲指定して、「SUM」「MAX」関数で合計と最大値を求めます。

knowhow-excel-test_q10_b.jpg

(11)ボタンを押すだけで見栄え良いグラフが完成!

【問題】
以下の表の推移(棒)グラフと構成比(円)グラフをこのシート内に作成してください。※円グラフは見やすくパーセンテージ表示をしてください。

knowhow-excel-test_q11.jpg

【解説】
グラフ作成機能を使えばグラフは簡単に作れます。グラフ化したい表を選択して、[挿入]タブの[グラフ]グループの[縦棒グラフの挿入]、あるいは[円またはドーナツグラフの挿入]ボタンを押します。パーセンテージ表示など、グラフの見た目を変えるには、[グラフツール]―[デザイン]タブを使用します。

knowhow-excel-test_q11_a2.jpg

knowhow-excel-test_q11_a3.jpg

企業がExcelスキルを求めている理由とは?

Excelのスキルを企業が求めるのは、関数を使えるか否かで、大きく仕事の生産性が変わるからです。ただし、関数を知っているかどうかの知識を問いたいのではなく、実務で必要になった時に使えるかどうかをテストしたいのです。Excelのノウハウや関数は、Web上にたくさんの情報があります。短時間で調べて使い方を理解し、適切に用いることができれば、実務上ではまったく問題ないのです。

どんな場面で、どんな関数を使えば、どんなデータが出せるのか。利用目的に応じて調べ、思考して工夫して、使えることが求められます。思考や工夫まではテストで計れないので、最低限、どの場面でどの関数を使うのか、そしてその結果をグラフにしてアウトプットできるかなどの実務レベルを見るためにテストを実施する企業もあります。事務系としてスペシャリストを目指すのであれば、Excelというツールを使いこなしてアウトプットを早くし、効率よく仕事ができるように心がけましょう。


あわせて読みたい!

美しい資料で差をつける!Excelの表やグラフを読みやすくキレイに作る小ワザ5選

マジExcel超え!Googleスプレッドシートの真の力を解放するスゴ技20選

関連記事

著者情報

著者アイコン
齋藤 めぐみ
キャリアカウンセラー。ソフトバンクBB株式会社で人事・採用業務に携わり、その後、大手人材会社にて求人開拓営業などに携わる。2007年に独立し、現在はフリーのキャリアカウンセラーとして、経営者や一般の方の相談を受けている。