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仕事のミスが減る?Excelの「プルダウンリスト」をマスターしよう

デスクワークが多い方にとって、Microsoftのソフトは欠かせない仕事道具ですよね。資料作成時にはWordを使ったり、プレゼン準備でPowerPointを使用したりすると思いますが、中でもとくに使用頻度が高いのはExcelではないでしょうか。仕事内容によっては、1日中Excelを使った作業をしているという方もいることでしょう。

慣れてしまえばとても便利で使いやすいExcelですが、やはり時には入力ミスをしてしまったり、効率がダウンしてしまうこともあります。そんなときにぜひ使ってみたいのがExcelの「プルダウンリスト」という機能。データ入力をするときに大活躍してくれるこの機能を使いこなせれば、いつもの仕事をよりスピーディに仕上げられるかもしれませんよ。今回は、プルダウンリストの設定方法や活用シーンについてご紹介します。

「プルダウンリスト」ってなに?

プルダウンリストとは、ドロップダウンメニューともいわれ、入力候補のリストから選択するだけで、その値をセルに入力できる入力支援機能のことをいいます。普段から入力頻度の高い言葉をあらかじめ設定しておくと、あとは選択するだけでOKなので、手動入力する必要がありません。

プルダウンリストを使うことで入力ミスがなくなり、さらに入力スピードが上がることは一目瞭然。また、設定方法も簡単で、誰でも簡単にトライすることができるのも嬉しいポイントです。次に、プルダウンリストの詳しいメリットや活用シーンについてご紹介します。

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プルダウンリストでできること・活用シーン

・データ入力時間や入力ミスを減らすことができる

プルダウンリストであらかじめ項目を設定しておけば、入力時には選択するだけなのでデータの入力がとても簡単になり、入力ミスも減らすことができます。また、プルダウンリストは自分の作業を簡単化するだけでなく、アンケートやデータ収集時にも役立てることができます。

・表記を統一できる

プルダウンリストを活用するシーンには、アンケートやデータ収集時なども挙げられることは先述していますが、たとえば曜日を入力してもらうときには「月曜日」と「(月)」のように、人によっては表記が違ってしまうことがあります。しかし、プルダウンリストであらかじめ「月曜日」と設定をしておけば、入力者は選択するだけなので表記の不統一を防ぐことができます。もちろん、曜日や年月日だけでなく、国の名前や都道府県、職種などもこれに当てはまります。

・集計がしやすくなる

入力データの表記を統一しておくと、あとで集計を取るときにとても簡単でスムーズに行うことができます。エクセル関数を使った計算式も簡単になるので、業務の効率は格段にアップ!これまで時間を取られていた表記統一の作業をしなくてもOKになります。

・他にはどんなときにプルダウンリストを活用すればいい?

次のようなことを入力するセルには、プルダウンリストを設定するとても効果的です。

① 製品名や取引先名など、頻繁に変わらないものの名称を入力するセル
② 「○」「×」「-」など、決まった文言を入力させたいセル
③ 「平成○○年○月」など、表記を統一したいセル

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プルダウンリストの設定・解除方法とエラーメッセージのカスタマイズ

・プルダウンリストの設定方法

ここまではプルダウンリストのメリットや活用シーンについて説明してきましたが、次に設定方法をご紹介いたします。設定方法は何通りかありますが、ここでは「別のセルにリストを作って範囲指定する方法」で説明をしていきます。

(1)別のセルに、入力候補のリストを準備する

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(2)プルダウンリストを設定したいセルを選択する(複数選択可)

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(3)「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする

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(4)「すべての値」の右側にある▼をクリックして、「リスト」を選択

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(5)「元の値」をクリックして、(1)で準備したリストの範囲を選択

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(6)画面が下記の画像のようになった「OK」ボタンを押す

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(7)C3セルでプルダウンリストが使用可能になる

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この設定方法以外にも、「元の値」にポテトチップス、ソフトクリーム…… と直接手入力をするという方法もあります。また、INDIRECT関数を使えば、セルの値によって入力候補を変えるなんてこともできますよ。

・プルダウンリストの解除方法

次にプルダウンリストの解除方法を説明します。

(1)解除したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリック

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(2)左下の「すべてクリア(C)」ボタンをクリックして「OK」ボタンを押し、完了

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・エラーメッセージをカスタマイズする方法

最後に応用編として、エラーメッセージをカスタマイズする方法を説明します。設定した項目以外の文字をセル内に入力した際に、エラーとしてお知らせする機能です。エラーメッセージには3種類があるので、それぞれの意味や使い方を理解して、正しいものをチョイスしましょう。

(1)設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックしてエラーメッセージタブを選択

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(2)「スタイル」「タイトル」「エラーメッセージ」を任意に選択、または入力する

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① スタイル:
停止…入力候補以外は入力できません
注意…注意メッセージが出ます(入力候補以外も入力可)
情報…情報としてメッセージが出ます(入力候補以外も入力可)

② タイトル:タイトルメッセージを設定する

③ エラーメッセージ:エラーメッセージの内容を設定する

毎日のようにExcelでの細かなデスクワークが続くと、時々面倒になったり疲労を感じたりすることもありますが、作業の効率化とミスが減るだけでも、だいぶ負担を減らすことができますよ。プルダウンリストを取り入れて、毎日の仕事を快適にしていきましょう。


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著者情報

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小嶋 恭一
大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。