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Excelを使いこなす!「チェックボックス」の作り方と活用方法

一人前のビジネスパーソンとして働くためには、最低限のPCスキルが求められます。中でもとくにExcelは、ビジネスシーンでよく使われるツール。データの集計やグラフの作成など、さまざまなシーンで活躍してくれます。そんな便利なExcelは、知れば知るほど奥の深いもの。ちょっとした使い方を覚えるだけで仕事の効率がアップしたり、デキる印象を周りに与えることができるのです。そこで今回は、知っていると便利なExcelの機能の一つ、「チェックボックス」の作り方と活用方法についてご紹介します。

基礎編!チェックボックスの作り方をマスターしよう

・チェックボックスってどんなもの?

「そもそも、チェックボックスって何?」と思われる方もいるかもしれません。チェックボックスとは、アンケート用紙やチェックシートなどでよく見られる、レ点を書き込む小さな正方形のこと。小学生の頃、遠足や修学旅行へ行くときに遠足のしおりが配られましたよね。その最後のページに、忘れ物チェックシートみたいなものがあったと思います。

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図1

これをExcel上で設定することができる機能がチェックボックスなのです。その使用方法を次にご紹介します。

・チェックボックスの作り方(手順)

チェックボックスを作るときには、まずメニューバーに「開発」というタブを出すところから始めます。

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図2

図2のように「ファイル」タブから「オプション」を選び、「リボンのユーザー設定」で「開発」にチェックを入れて使えるようにしてください。

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図3

メニューバーに「開発」タブが現れたら、いよいよチェックボックスの作成手順にうつっていきます。まずは、「開発」タブの「挿入」からフォームコントロールの「チェックボックス」を選択し、適当なところにドロップします。

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図4

図1のチェックボックスを作る方法を例として説明します。チェックボックスをセル“F5”の上にドロップします。作ったチェックボックスを右クリックしてから図4のように「テキストの編集」を選んで『チェック1』と書かれているテキストを消し、セル“F5”のチェックボックスが完成します。そこからセル“F5”をセル“F10”までオートフィルをしていきます。

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図5

オートフィルの方法は図5にあるようにコピーしたいセル(ここではセル“F5”)の右下にあるドットにカーソルを合わせるとカーソルが十字印になるので、これをクリックし、コピーしたい最後のセルまでドラッグするとできます。チェックボックスを削除するには、チェックボックスを選択(右クリックした後に左クリック)し、「Delete」します。

応用編!チェックボックスを活用するとこんなことができる

Excelのチェックボックスを使って、ただ「チェックシート」を作るだけでは、まだチェックボックスの機能を完全に使いこなせているとはいえません。Excelで作ったチェックボックスを活用すれば、チェックの総数を数えたり、チェックした欄に対応する数字を瞬時に合計したりすることができます。これによって、アンケートの集計が簡単になったり、出欠確認表や発注票の管理、注文票などにも活用できるので、とても便利です。「自分で作ったチェックボックスを活用して、計算をする」これができるようになれば、使いこなせるといえるでしょう。では、チェックボックスの具体的な使い方をご紹介していきます。

・チェックボックスの活用方法「TRUE」と「FLASE」

チェックボックスは、チェックされたかどうかを指定したセルに結果を投影することで集計に使用することができます。チェックされたものは「TRUE」と表示され、チェックがされていないものには「FLASE」と表示されます。Excel上での「TRUE」と「FLASE」は、「OK」と「NG」に似たようなものだと思ってください。

この「TRUE」と「FLASE」を設定する方法は、結果を投影したいチェックボックスを右クリックし、「コントロールの書式設定」を選びます。

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図6

すると、以下のような画面が出るので、値を「オン」にし、「リンクするセル」に投影したいセルのアドレスを入力します。

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図7

すると、チェックボックスにチェックを入れると設定したセルに「TRUE」と表示されます。もう一度チェックボックスをクリックし、チェックを消すとセルの表示が「FLASE」に代わります。

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図8

このTRUEを「COUNTIF」関数で数えることで、チェックの数がわかります。
セル“G5”から“G12”までの「TRUE」を数える数式は「=COUNTIF(G5:G12,"TRUE")」となります。

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図9

また、「SUMIF関数」を使えば、チェックをした欄に対応する合計を算出することができます。

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図10

図10ではセル“E5”から“E9”までの「TRUE」の行のC列にある数字を足していくという数式で、「=SUMIF(E5:E9,TRUE,C5:C9)」となります。これで準備した飲み物はビールと日本酒とウーロン茶で、これらそれぞれの数は22、8、16ですので合計は46個となります。これらを応用すれば全員分揃っているか、準備物に漏れはないかなどを表示することができます。

・セルの「色付け」で見やすく

「条件付き書式」を使うことで、チェックの有無によってセルに色をつけるということもできます。一目見ただけでチェックの有無が分かるので、大変便利です。設定方法は、まず忘れ物をしていると色が変わるようになってほしい範囲を選択し、「ボーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を開きます。

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図11

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」し、色を付けるセルすべてを含むエリアを選択します。入力する数式には、ボックスに対応しているセルの一番上を選び($は外す)、「="FALSE"」を入力します。次に、「書式」をクリックし、チェックが入っていない時の書式を設定します。今回は、セルを赤で塗りつぶすように設定します。

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図12

「OK」をクリックすると、以下のようにチェックが入っていない項目のセルが赤く塗りつぶされます。

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図13

慣れるまでは少し面倒に思ったり、使いにくいと感じたりすることも多いExcelですが、その面倒を乗り越えて勉強をしていくことで、とても便利な使いやすいツールに変わります。どんどんと新しいことを覚えようと努力をして、ビジネスパーソンとしてのスキルを磨いていきましょう。


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著者情報

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小嶋 恭一
大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。