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美しい資料で差をつける!Excelの表やグラフを読みやすくキレイに作る小ワザ5選

会議やプレゼン時に使う資料作りはビジネスパーソンの重要な業務の1つです。資料作成時に使うソフトで代表的なものには、WordやPowerPointなどがありますが、今回ご紹介するのはExcelを使った方法。表やグラフ、リスト作成時に便利なExcelですが、人によって作成後の見栄えが大きく変わるのが特徴です。読みやすくキレイにまとまった資料を作るためのExcelの使い方を覚えて、上司や同僚からの評価を上げましょう。

1.「行の高さ」「列の幅」を調整する

表計算やデータ分析など、とても便利な機能がたくさん備わっているExcelですが、資料作りをするときにも役立ちます。そんな資料作りのポイントとなるのは、「人が読みやすいこと」。会議やプレゼン時に使う資料なら、なおさら伝わりやすく読みやすい資料作りをすることが大切です。まずはExcelで資料作りをするときの基本の使い方をご紹介していきます。

行の高さを広げる

表やグラフなどを作る際に大切なのが「ゆとり」です。ぎゅうぎゅうに文字や数字が詰め込まれた資料は、どうしても読みづらいと感じられてしまいます。パッと一目見たときにキレイだなと思ってもらうためにも、「行の高さ」を広げて余白部分を少し多めにとりましょう。まず、シート全体を範囲選択します。[Ctrl]+[A]で全体選択をしたあとに、画面一番左の数字番号のいずれかの下の線をドラッグして行の高さを調整してください。あまりに幅を取りすぎるとかえって間延びした印象を与えてしまうので、気持ち広げる程度に留めるのがポイントです。

列の幅もしっかりと調節を

行の高さを広げたら、次は列の幅を調節します。列の幅は、セル中の文字や数字の量に合わせて調節するとキレイに見せることができますよ。1つの列をそれぞれ幅変更するときには、その列の列番号の右の線をドラッグして調節していきましょう。全体を統一した列幅にしたいときには行の高さ同様、[Ctrl]+[A]でシート全体を範囲選択した後に、列番号のいずれかの右の線をドラッグします。

行の高さと列の幅を調整するだけでも、とてもスッキリとした表に仕上げることができます。慣れてしまえばあっという間にできてしまうので、周りと一歩差をつけるためにもぜひ取り入れてみてくださいね。

2.「フォントの選択」もポイントに!

何も設定せずにそのままの標準状態だと「MS Pゴシック」というフォントが適応されていますが、こだわりの資料を作成するにはフォントの選択も大切なポイントになります。とはいえ、たくさんあるフォントの種類には、どういった使い方をすればいいのか悩んでしまいますよね。美しい資料にピッタリなフォントの種類や使い方、設定の注意点をご紹介します。

文字のフォントを統一して

同じ資料の中に複数のフォントが混ざってしまうと、どうしても落ち着きのない、ちぐはぐな印象を与えてしまいます。美しい資料に仕上げるためには、フォントの統一が重要です。オススメのフォントは、数字がメインの表の場合には「Verdana」。日本語が多いときには「メイリオ」。きちんとした印象を与えたいときには「MS P明朝」です。どれも読みやすく人気の高いフォントとなっています。数字や文字などに合わせてフォントを選択するのも1つのポイントです。

サイズ設定がカギに

Excelの標準文字サイズは11ポイントとなっています。そのままでも読みにくいことはありませんが、資料の文字数や量に合わせてサイズの変更もしておくと、周りと一歩差をつけることができるでしょう。8~12ポイントの間くらいでしっくりとくるサイズに統一してみるのがオススメです。

3.色の使い方でさらにセンスを光らせて

行の高さや列の幅を調整し、フォントの選択を終えたら次はカラーの選択です。背景や文字のカラー選択も、見やすい資料作りには欠かせないポイント。カラーの使い方次第ではセンスの有無が問われるので、絶対に見逃してはいけません。

「見やすく、分かりやすく」を心掛けると、どうしてもカラーをたくさん使って一目で見分けがつくような表を作りたくなりますが、カラーの多用はNG。赤や青、緑に黄色などたくさんのカラーを使ってしまうと、かえって何を一番に伝えたいのかが分からなくなり、資料を見るときに目が疲れてしまいます。基本の背景は白のままで、枠やタイトル部分にだけ色をつけるくらいのシンプルな表を心掛けましょう。また、異なるカラーを使うのではなく、ブルーと水色など同色系でまとめるのもスマートな資料に見せる1つのコツです。

さらに、文字のカラー選択も重要なポイント。強調したいところは赤文字にしたり、太文字をプラスしたりと工夫をして、他の文字と差をつけましょう。

4.セル内の文字の打ち方に注意

セル内に文字を打つときにも資料を美しく見せるコツが隠れています。文字が長くなる場合には、こまめに縦に改行をすると一目で分かりやすい表に仕上げることができるのでオススメです。セル内での改行は、「Alt+Enter」で行います。列の幅をあまりに横長にしないためにも改行を行って、行の高さを広げたほうが見やすい資料に近づきますよ。

また、セル内の文字位置を「上揃え」「上下中央揃え」「下揃え」のどれかで統一するのも忘れずに行いたいポイント。行の高さを広くとるときにはとくに「上下中央揃え」がオススメです。

5.意外と難しいExcel資料の印刷!上手に印刷するコツとは?

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Excelで資料作りをする上でよく起こりやすいのが、印刷をすると文字が切れていたり、2枚になってしまったりというトラブル。デスクトップ上ではキレイに作れていたのに、なんで!?と疑問に思ったことがある方も多いのではないでしょうか。WordやPowerPointなどの他のソフトとは違い、Excelのシートは見た目通りに印刷することは至難の業なのです。とくにセル内にたくさんの文字を書いてしまうと、印刷時には切れた状態で仕上がってしまいます。これを防ぐためには、セル内の文字を「折り返して全体を表示する」か「文字サイズを小さくしてセル内におさめる」という方法が有効。1度どちらも試してみて、より美しいのがどちらなのかを確認するといいでしょう。

また、表が途中で切れてしまい、2枚になるのを防ぎたいというときには「印刷範囲の設定」がオススメです。あらかじめ印刷したいところを範囲指定することで、余計な部分を印刷せずに済むので、1枚にスッキリとおさめることができます。

ビジネスパーソンのPCスキルとしてExcelは欠かせないもの。美しい資料は、仕事のモチベーションや進捗にも関わります。分かりやすい資料で、上司や同僚からの評価をワンランクアップさせましょう!


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著者情報

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小嶋 恭一
大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。