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Excelの超便利な裏技16選!仕事の効率が上がる操作方法を具体的に解説

毎日の業務を効率化して、もっと仕事を早く終わらせたい!――そんな方にオススメなのが、Excelの超便利な裏技を使った仕事術です。

Excelはそれ単体で非常に優秀なソフトですが、隠れた裏技を学べば学ぶほど、より活用範囲を広げていくことができます。また、1つの裏技でできることは小さく、限られていますが、複数の裏技を組み合わせることで更なる効率化につながります。

今回は、Excelの裏技を16個紹介しますので、ぜひマスターして、毎日の業務に役立ててください。

※本稿はExcel2010および2013で動作確認をしております。それ以前もしくはそれ以降のバージョンでは、操作方法が異なる場合がある可能性がございます。あらかじめご了承ください。

1. ドラッグのみで表の列順序を入れ替え

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表の列や順序を入れ替えたい時、逐一挿入して、コピーして……とやっていませんか?そんな作業をしなくても、ExcelではShiftキーが非常に有効に機能してくれます。

先述のようなケースでは、Shiftを押しながら該当の列を選択し、移動したい場所にカーソルを合わせるのみ。売上や顧客管理の表を作成していると、こうしたケースによく出くわしますが、Shiftキーを使えば2〜3ステップかかっていた作業が1ステップで片付いてしまいます。

2. ショートカットキーで圧倒的な時短を実現

皆さんは、Excelのショートカットキーをどのくらい覚えていますか?Excelを使った仕事術では、このショートカットキーの存在は欠かせない存在です。

あくまで一例ですが、データの分析や売上管理表、はたまた提案書などを作成する際、一括入力したい項目や全く同じ数値などをコピーしたい箇所がたくさん出てくるかと思います。

・すべてのセルに同じデータを入力(「Ctrl」+「Enter」)

同じデータを複数セルに入力したいときは、同じデータを入力したい範囲を選択し、最初に選択した白いセルにデータを入力してから「Ctrl」+「Enter」を押します。

・同一方向にデータをコピー(「Ctrl」+「R」、「Ctrl」+「D」)

右方向に同じデータをコピーしたい時には「Ctrl」+「R」、下方向にコピーしたいときは「Ctrl」+「D」で該当のセルまで一気にコピーすることができます。

他にも、次のようなショートカットキーは時短に役立つので、覚えておくとよいでしょう。

・上書き保存(「Ctrl」+「S」)

編集したファイルは、もしもの場合に備えて、逐一保存しておくのが望ましいものです。「Ctrl」+「S」であれば、マウスを使わずとも上書き保存が可能です。

・画面のズーム(「Ctrl」+「マウスロールオン」)

細かな変更などは、対象物を拡大して行いたいものです。「Ctrl」+「マウスロールオン」を使うと、直感的に画面のズームが可能です。

・ページの切り替え(「Alt」+「Tab」)

時短を考えると、極力マウスの使用は控えたいものです。「Alt」+「Tab」によって、画面やページの切り替えを行うことができます。

・開いているウィンドウをすべて最小化する(「Windowsキー」+「D」)

ファイルを複数開いていると、それらを最小化する際に1つずつやっていては、大変です。「Windowsキー」+「D」を押すと、一瞬で開いているすべてのファイルが最小化されます。

・入力した文字を英数字に変換する(「F10キー」)

日本語とローマ字が混在したテキスト入力を行う際は、「F10キー」が便利です。日本語で文字を入力して「F10キー」を押すと、対象の文字列がローマ字へと変わります。

3. 一行ごとに列(行)の色を変えて表の見栄えを良くする

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Excelで表作成をしていて、縦または横に長いデータになってくると、視認性が下がってきますよね。そんなときは、一行ごとに列(行)の色を変えて、見栄えを良くしましょう。

とは言っても、一行ごとに選択、カラー変更を繰り返すのは至極面倒なので、オートフィル機能を使います。

(使い方)

まずは表の中で、色をつけたい列(行)を最初の1つだけカラーリングします。あとは、該当の列(行)とおそらく背景が白地のまま残っている列(行)を選択し、右クリックをしたまま表の末尾方向に向かってドラッグします。

最後に、メニューから「書式のみコピー(フィル)」を選択して完了です。

単にデータを入力するだけでなく、伝わりやすい資料を作成するのが、デキる人の仕事術です。

4. 計算式が正しいかを確認する「参照元のトレース」機能

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経理書類や日別の売上管理資料など、数字を伴った資料を提出する際、その正確さは信用に関わります。一度のミスで、上司からの信頼がガタ落ちなんてことは、よくある話です。

数式などにミスがないことを確かめるためにも、資料提出前には必ず「参照元のトレース」機能を使いましょう。同機能を使用すると、数式を用いて計算したセルが、どのセルから算出された数値なのかを「点」と「線」で追うことができますので、ミスを未然に防ぐことが可能です。

使い方は、確認したいセルを選択した状態で、上部メニューの「数式」タブから「参照元のトレース」をクリックするだけです。上図のように視覚的にわかりやすく確認できるので、チェック作業を効率化できます。

5. Altキーを使って、Excelの利用効率を向上する

Excelを使った仕事術で欠かせないのが「Altキー」の存在です。

まずは騙されたと思って、「Altキー」を押してみてください。すると、上部メニューに様々な英数字が表示されるかと思います。例えば「H」キーにはホーム、「F」キーにはファイルが振られています。つまり、「Alt」+「H」でホームに、「Alt」+「F」でファイルに移動できるのです。これらを使うことよって、わざわざマウスでカーソル選択をする作業がなくなり、業務効率がアップします。

マウスに慣れている方は、Altキーを使った作業をかえって煩わしく感じるかもしれません。しかし私もそうでしたが、Altキーに慣れてしまうと、サクサクと時短で作業できる感覚が心地よくなりますよ。

6. 列幅の自動調整で、見出しの列幅を無視する方法

幅を調整したい列の列番号(A、B、C、D、E…)の右端の境界線をダブルクリックすることで、列幅を調整できるのはご存じかと思いますが、この方法を用いると、タイトルが長い場合、タイトル幅にあった、異様に長いセルが完成してしまいますよね?

この問題を防ぐための方法も実は存在しています。まず、タイトル部分を除いた表全体をドラッグして選択します。その後、「書式」メニューから「列」を選択し、「選択範囲に合わせる」をクリックします。

これによって、見出しの列幅を無視し、列幅の自動調整を行うことができます。

7. 一定の数ずつ加算した連続数値を入力する

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表を作成していると、一定の数ずつ加算した、数列のような連続数値を入力したいケースもありますよね。こうした時に用いるのは、オートフィルです。

まず連続する3つ程度の数列を入力して、これら3つのセルを選択した状態で、セルの右端に現れた四角い「フィルハンドル」を、下方向にドラッグします。すると、希望通りの連続数値が出来上がります。

8. 簡単テクニックでスケジュール表を作成する

メンバーのスケジュール調整などの際、Excelでスケジュール表を作成するときもありますよね。曜日まわりまで入れるとなると、この作業は結構面倒です。

そんな時は、月日だけオートフィル等で作成し、作成したデータの書式設定を行いましょう。該当セルを選択し、書式選択メニューの中から、「ユーザー定義」を選択し、「m"月"d"日" (aaa)」と入力して適用します。これで「◯月◯日(月)」「◯月△日(火)」……というスケジュール表が簡単に作成できます。

9. オートフィル登録で、順序の決まったデータを速攻入力

自社の名簿など、一定の規則で並ぶデータ群を都度入力するのは面倒ですよね。そんな時はオートフィルの登録をしてしまいましょう。

方法は、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」とたどり、「ユーザー設定リストの編集」を選択しましょう。ダイアログボックスの左側にある、「新しいリスト」を選択して、希望するデータ群を入力すれば、オリジナルのオートフィルが簡単に入力できるようになります。

10. バックアップを作成し、上書き保存によるデータの消失を防ぐ

Excelファイルによくある、“意図せぬ”上書き。編集中のデータが全て消えてしまう可能性をはらみますし、肝を冷やしますよね。こうした問題に備えて、バックアップを作成しておくことも、大切な仕事術です。

方法は簡単。「名前を付けて保存」を選択し、ダイアログボックスが表示されたのち、右下の「ツール」をクリックします。

その後、プルダウンメニューから「全般オプション」を選択し、「保存オプション」ダイアログボックスから、「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れ「OK」ボタンをクリックすることで完了です。

11. 「読み上げ」機能を使って目を休める

毎日のデスクワークで、目はかなりのダメージを受けています。もしも職場が比較的自由な環境で、イヤホンなどを付けても問題がないようであれば、Excelの読み上げ機能を使ってみましょう。

(使い方)

「ツール」→「音声」→「[読み上げ]ツールバーの表示」とたどり、読み上げを希望する範囲を選択するのみです。目で見て耳で聞いて、より記憶に残すという使い方もあります。

12. 棒グラフと折れ線グラフを共存させ、視認性をアップ

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グラフを使って見やすくしたつもりが、逆に見難いなんてことはありませんか?多くの場合、それは1種類のグラフで完結しているから起こる問題です。今年のデータと昨年のデータの推移を比較する際などには、折れ線グラフと棒グラフを混在させ「複合グラフ」を作成してみましょう。

(使い方)

まずは折れ線グラフまたは棒グラフを作成し、そのなかから種類を変えたい系列を選択し、右クリックで、「系列グラフの種類の変更」を選択しましょう。あとは、「グラフの種類の変更」から希望するグラフ種類を選択して完了です。

13. 空白セルのみ選択し、同じデータを一括入力

売上表を作成していて、空いているセルにはすべて0を入力したいなんてときはありませんか?

そんな時は「置換」機能を使いましょう。

(使い方)

表の範囲を選択し、「Ctrl+H」で「置換」のダイアログボックスを呼び出します。

そこで「検索する文字列」を空欄にしたまま、「置換後の文字列」に「0」を入力して、「すべて置換」すれば、表内の空欄がすべて「0」となります。「置換」機能は様々な機会で便利なので、ぜひ覚えておいてください。

14. ふりがなを自動入力する関数

顧客名簿などのリストをExcelで作成する際、社名や担当者名にふりがなの入力が必要になるケースもあるでしょう。ふりがなを入力したいセルによって方法は2つあり、以下の通りです。

14-1. 関数を使わず、同一セル内にふりがなを表示する方法

「ホーム」タブの「フォント」の設定で「ふりがなの表示/非表示」ボタンをクリックすると、同一セル内にふりがなが表示されます。ふりがなはデフォルトで全角カタカナになりますが、「ふりがなの設定」でひらがな、半角カタカナに変更することが可能です。ふりがなは、漢字を入力したときの変換前の文字が表示されますが、読み方が異なる場合は「ふりがなの編集」を選択します。すると、セル内のふりがなの編集ができるように文字カーソルが入るので、正しいふりがなに変更しましょう。

「ふりがなの設定」では、ふりがなのフォントやサイズ指定も可能なので、お気に入りの字体でふりがなを入れることだってできますよ。

14-2. 関数を使って、別のセルにふりがなを表示させる方法

使用するのは、「PHONETIC」関数です。ふりがなを表示したいセルに「=PHONETIC(参照するセル)」と入力することで、指定したセルのふりがなが表示されるようになります。こちらの場合も、ふりがなは漢字を入力したときの、変換前の文字が表示されます。読み方が異なる場合は、関数を削除して手入力してください。

15. 余計なスペースを削除する関数

ワードやPDFから文字などをコピーしたり、複数の人がファイルを編集していたりすると、Excelのセル内に余計なスペースが入ってしまうことがありますよね。これ、1つ1つ取り除いていたら、日が暮れてしまいます。

そんな時にも関数が大活躍。「TRIM」関数を用いれば、セル内に混在してしまった余分なスペースを、一括で削除することが可能です。「TRIM」関数では、文字列の先頭や、末尾に挿入されているスペースはすべて削除し、文字列の間に挿入されているスペースは1つだけ残して2つめ以上を削除することが可能です。

別のセルに、「=TRIM(参照するセル)」と入力すると、スペースを削除した文字列が完成しますので、必要に応じて使ってみてください。

16. 文字数を自動カウントする関数

Excelで出張報告書などの資料を作っていると、目安として、入力した文字数が知りたい時もありますよね。そんな時は「LEN」関数を使いましょう。

文字数を表示したいセルに「=LEN(参照するセル)」と入力すると、そのセルの文字数をカウントすることが可能です。なお、全角文字も半角文字も1文字とカウントされ、スペース、句読点、数字もすべて文字として数えられます。

1つのセル内の文字数があまりにも多いと読みにくいので、最大でも150文字程度に収めるのがおすすめです。周囲にどれだけ分かりやすい資料を作るかということも、立派な仕事術の1つですよね。

Excelの裏技で時短仕事術をマスターしよう

Excelの裏技を知っていると、大変だと感じている作業が早く正確になる可能性があります。

毎日の事務作業に追われて残業に苦しむあなたも、この機会にExcelマスターになって、時短仕事術を確立してみませんか?


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ジェイコブ
某大手インフラ企業で企画/営業部門に従事している。そのため、働き方や上司との付き合い方、企業人としての考え方などについて、リアルな情報を発信することが可能。現在は、会社員とライターの二足の草鞋を履いている。国内大手メディアで多数の執筆・寄稿実績を持つ。