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「ヤバイ…誰だっけ?」をなくそう!名刺管理アプリEightを使い倒すべき4つの理由

取引先を訪問したら、いつもの担当者が上司を連れて出てきた。「ヤバイ…誰だっけ?」以前ご挨拶したはずなのに、どうしても名前を思い出せない……。聞き直すなんてとてもできないけど、役職は部長であってたっけ?こんな時「名刺をちゃんと管理しておけばよかった」と後悔された経験があるのではないでしょうか?

名前や肩書きはビジネスにおいて非常に重要なもの。それだけにうっかり忘れた時に相手に与える失望感と、それにより失われるビジネスチャンスへの後悔は計り知れません。そんな後悔をなくすために今日から名刺をきちんと管理しませんか?

松重豊さんのCM「それさぁ、早くいってよぉ~」でおなじみ、Sansan社の名刺管理アプリEightなら、お手持ちのスマホで簡単に名刺管理ができるのです。

そこで今回は、名刺管理アプリEightを使い倒すべき4つの理由をご紹介します。

名刺管理アプリEightとは

Eightは面倒な名刺管理をスマホで一括管理できる無料のアプリです。基本的に使用するのはスマホですが、PCでの閲覧も可能です。取り込みはスマホで、面倒な作業はPCで、と分業するのもいいでしょう。

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https://meishihacks.com/app/iphone/eight-feedkinou/

使い方はとてもシンプルです。アプリのカメラ機能で名刺を撮影するだけで、氏名や電話番号、メールアドレスを読み取って入力してくれます。

他の名刺管理アプリはOCR機能での読み取りが基本ですが、Eightはオペレーターによる手動入力のため、名刺情報が99%ミスなく読み込めます。(ただオペレーターによる手動入力のため、最長1週間程度時間がかかる場合があるそうです。)

また、自分のプロフィールがWeb上に公開されるというのもEightの特徴です。登録している氏名、会社名、部署、役職などが検索でヒットするので、あまり公にしたくないという方は予め非公開設定をしておくといいかもしれません。

Eightに登録してみよう

では、さっそくEightに登録方法してみましょう。

1.自分のプロフィール名刺を撮影

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アプリをダウンロード後、最初に自分の「プロフィール名刺」を登録します。片面撮影と両面撮影がありますが、裏面は画像の登録だけで読み取りは行われません。なので、片面撮影だけでもいいかもしれません。

2.プロフィール設定

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撮影後、プロフィール設定の画面に移行します。ここでは顔写真や仕事内容、名刺の利用開始月などを設定できます。顔写真を設定しておけば、ただの文字よりも自分のことを思い出してもらいやすくなりますね。

登録を押すと、名刺に記載されたアドレスに本人確認のためのメールが届く旨が表示されるのでOKを押します。届いたメールを承認すれば登録完了です。

3.ログインアカウント情報の登録

プロフィール名刺を登録したついでに、ログイン情報設定を行いましょう。

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ここにスマホ以外のアドレスとパスワードを登録することで、他デバイスからも同じ画面を閲覧することができます。PCアドレスを登録しておけば、オフィスで名刺を確認したい時など便利です。

4.誰かの名刺を登録してみよう

他人の名刺の登録も、自分のプロフィール名刺と同じ要領で登録できます。

画面中央の「+ボタン」から「撮影して追加」をタップします。撮影後、右上の「登録」をタップ。これで完了です。撮影したデータは撮影順に「あなたのネットワーク」に追加されていきます。

「はじめて撮影すると「プッシュ通知はONにしましょう」というポップアップが表示されるのでONに設定しましょう。すると「データ化が完了した時」「登録済みの名刺が更新された時」を通知してくれるので、便利です。

Eightを使い倒すべき4つの理由

Eightを使い倒す理由はたくさんありますが、ここでは4つの理由をピックアップしてご紹介します。もし今他の名刺管理ツールを使用しているならぜひEightと比べてみてください。

「ああ、その機能欲しかったんだよ!」という発見があるはずです。

①登録した名刺を簡単検索

撮影した名刺データは読み取り期間の後、「あなたのネットワーク」に表示されていきます。ここでは名刺の並び順を「交換月」「会社名順」「名前順」で並び替えることができるので、名刺を各まとまりごとに管理できます。

もちろん個別に検索することも可能。「あの人誰だっけ?断片的には思い出せるんだけど……」という時はこちらを使って検索しましょう。「会社名」「名前」「部署名」「役職」「アドレス」から検索できます。

②異動・昇進などのステータスを自動更新してくれる

けっこう登録するのが面倒なのが、人事異動などで名刺情報が変わった場合の再登録。Eightならそんな手間を解消できます。Eightユーザー同士であれば、相手が自分のプロフィール情報を更新した時、あなた側の名刺データも自動で更新してくれるのです。

異動したり昇進したり部署名が変わったりしても、メールアドレス・電話番号などの連絡先が変わらないと改めて名刺交換しないことも多いものです。しかし、書類を郵送したい場合などに古い部署名で送り続けていては失礼に当たります。4月や10月など人事異動が多い時期に、重宝すること間違いなしですね。

③アプリ上で名刺交換できる

ビジネスにおいて最も大切なことの一つであるコネクション。Eightに登録すればうっかりそれを失うリスクを避けられるのです。

いくつかの条件を満たせば、Eight上で「名刺交換リクエスト」が送信されます。条件はいくつかありますが、たとえば下記のものがあげられます。

・EightとFacebookが接続されており、相互が友達である場合
・EightとGmailが接続されており、Gmailに相手のアドレスが登録されてる場合

「昔会ったことがあるような、ないような……」という人でも顔写真や肩書きを見れば思い出せるはず。Eightがなければ、今何をやっている人かもどこで会った人かも、スマホの中でひっそりと埋れてしまいます。

④フィード画面で情報収集と発信

Eightにはフィード画面があり、SNSのように活用することができます。他社のプレスリリースなどをいち早く知ることができるので、情報収集にもうってつけ。反対に自社情報を配信して相手にアピールすることもできますね。

もちろん投稿にコメントを残すことも可能です。ここで存在感をアピールすれば、知り合いのそのまた知り合いから興味を持たれて、人脈を広げることも夢ではありません。

まとめ

Eightを活用すれば、名刺交換した人のことを忘れることが少なくなくなるはずです。さらに思いがけないビジネスチャンスが訪れるかもしれませんね。

もし、デスクの引き出しに埋もれている名刺があるなら、Eightの導入を本気で考えた方が良いかもしれません。あなたもEightをフルに使い倒して名刺の管理、始めませんか?


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ジョシュア
某IT企業で営業マンとして仕事をするかたわら、得意なライティングでコンテンツ制作も行う。IT関連の知識を軸に、ビジネスハック系のノウハウ発信にも一日の長があり、国内大手メディアでも多数の執筆・寄稿実績を持っている。