ホーム > ブログ > ノウハウ > 挽回必須!ビジネスメールの宛先を間違えたときの対処方法

挽回必須!ビジネスメールの宛先を間違えたときの対処方法

いくら意識を張って仕事をしていても、小さなミスや見落としは発生してしまうもの。ミスにもいろいろなものがありますが、中でも厄介なのが取引先や上司の手元に残ってしまう「メール」でのミスです。「宛先を間違えて、関係のない社外の人に送信してしまった!」なんてことが起こったら一瞬何をしたらいいかわからずに焦ってしまいますよね。

今回は、そんなビジネスメールによる「宛先のミス」をしてしまったときの対策方法をご紹介します。

まずは電話、改めてメールがマスト

ビジネスメールでのミスに限ったことでありませんが、ミスをしてしまった際には何よりもすぐに謝罪を入れることが先決です。とくに「宛先の選択ミス」は本来届くべきではないメールを相手に送ってしまっているので、送信してしまったメールを削除してもらわなくてはいけません。

まずは電話で連絡、出ない場合や電話での謝罪後にメールで改めて謝罪することがスマートなマナーです。電話やメールでの謝罪のポイントをご紹介します。

・「どのメールが間違いなのか」を明確にする

まずは、いつ送ったどのメールが誤送信のメールだったのかを相手に伝えます。日付、時間、件名などを伝えてメールを確認してもらいましょう。

・なぜ間違って送付してしまったのか

誤送信してしまった理由を伝えましょう。ここが不透明だと相手も「なぜ間違えたのか?」という疑問を抱きます。自分宛の重要なメールも誤って他の人に送る可能性があるのでは?と疑われると、ビジネスパーソンとしての信用が落ちてしまいます。明確な理由を伝え、心からお詫びをしましょう。ただ、ここで気を付けなければならないのが「言い訳」にならないようにすること。責任逃れに聞こえる言い方や、仕方がなかった等の開き直りに聞こえないように十分に注意してください。

・今後どのような対策・対処でミスをなくすのか

また、今度同じミスを繰り返さないためにも、これからどのような対策を取ってミスを防ぐようにするかを伝えます。相手に謝罪の誠意を見せるのにはとても大事なポイントとなるので、ここではなるべく具体的に伝えることが大切。

先方は心当たりがなく全く関係のないメールが送られてきているのです。そのことを理解した上で「今後はダブルチェックをして確認する」など、ミスが防げる方法を対策としてとることを伝えましょう。

電話がつながらない時、電話謝罪の後は改めてメール

business-mail-address-mistake_02.jpg

相手が電話に出ないときも、電話で謝罪をしたあとも、改めてメールで謝罪すると反省の態度が相手により伝わります。メールでお詫びする際の例文をご紹介します。

例)
「株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

お電話にてご説明させていだきました通り、
(あるいは)
お電話いたしましたがご不在とのことでしたので、
メールにてご連絡させていただきます。

下記のメールを、先ほど誤って送信してしまいました。

送信日時:2016/04/30 15:12
差出人:○○株式会社 ○○ ○○
件名:△△納品の件

大変恐縮ではございますが、該当するメールを削除していただけますと幸いです。
お忙しいところお手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

今後このようなことが二度と起こらないよう、重々注意してまいりますので、
何とぞご寛容のほどお願い申し上げます。

この度は私の不注意によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
今度とも、よろしくお願い申し上げます。」

ポイントは、あまり長々と書きすぎず、要点をまとめて簡潔に書くことです。お詫びメールが長文になりすぎてしまうと、先方が読みづらいと感じられてしまうかもしれません。お詫びメールは相手が読みやすいことが第一です。わかりやすく、読みやすいメールを心掛けましょう。

複数の取引先に関連するミスをしてしまった時は……?

ビジネスメールのシーンでは、「To」と「Cc」を使い分けて複数の人にメールを送信し、内容を共有する場合がありますね。そんな時、本来の宛先に加えて「誤って別クライアントのアドレスも入れてしまった」というケースのミスも起こりやすいと思います。このようなときの対処方法をご紹介いたします。

・場合によっては情報漏えいにもなる!

何度も確認をしたのに間違えてしまうことは誰しも起こりうることです。ですが社外の人に宛てたメールに、関係ない別の企業の人を「To」や「Cc」に入れてしまった場合は、ミスしたことが双方にバレてしまいます。さらに、双方のメールアドレスが表示されてしまうため、情報漏えいになってしまうことも。

・送信メールを一時的に保留にできる機能も

このようなミスを防ぐために、送信したメールを一次的に保留にし、誤送信メールを管理画面などから削除することができる機能を備えたメールソフトを活用している企業も多くあります。このような対策を会社が導入していれば、すべての送信メールが一時的に保留になるので、相手にメールが届く前に誤送信に気がついた時点でメールを削除することができるのです。会社としてそのような対応が難しい場合は、同僚や上司に確認をしてもらうこともミスの予防になります。見直しチェックを徹底することが大切です。

・謝罪は双方にすること

複数の取引先に関連するミスを起こしてしまった場合には、まず双方に謝罪をすることがマナーです。誤ってメールを受けた側は、あなたから全く身に覚えのない内容のメールが来たのですから、困惑しています。本来の宛先は、自分とは面識も関わりもない人がToやCcに入ったメールが送られて来て、疑問や不安を感じています。

間違って送信してしまったことをまずは電話ですぐに謝罪し、なぜ間違えたのか、これからの対処法などを伝えましょう。

ビジネス上の連絡手段として欠かせないメールは、手軽なツールだからこそミスが起きやすいもの。ビジネスメールのミスは慣れているからこそ起こりやすいのです。取引先や上司からの信頼を損なわないためにも、しっかりと確認してから送信するように気を付けましょう!


あわせて読みたい!

穏便に・迅速に! 明日から使える上手な謝りテクニック3選

転職活動でも必須!失敗しないビジネスメールの書き方とは?

単語登録は本当に便利?あなたのメール、感じ悪くなっていませんか

関連記事

著者情報

著者アイコン
小嶋 恭一
大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。